合理安排时间

作者:戒色 来源:戒色 时间:2017-06-14 阅读: 字体: 在线投稿

  15.合理安排时间

  第十五章 合理安排时间和金钱(时间篇)

  记住浪费时间就是浪费机会。

  第一节 惜时如金

  浪费时间就是浪费生命。

  一 时间就是金钱

  “你热爱生命吗?那么别浪费时间,因为时间是组成生命的材料。”

  “记住,时间就是金钱。假如说一个每天能挣10个先令的人,玩了半大或躺在沙发上消磨了半天,他以为他在娱乐上仅仅花了6个便士而已。不对!他还失掉了他本可以挣得的5个先令。...记住金钱就其本性来说,决不是不能生殖的。钱能生钱,而且它的子孙还会有更多的子孙。....谁杀死一头生仔的猪,那就是消灭了它的一切后裔,以于它的子孙万代,如果谁毁掉了5先令的钱,那就是毁掉了它所能产生的一切,也就是说,毁掉了一座英镑之山。”

  这是美国着名的思想家本杰明富兰克林的一段名言,它通俗而又直接地阐释了这样一个道理:如果想成功,必须重视时间的价值。

  拿破仑希尔指出,利用好时间是非常重要的,一天的时间如果不好好规划一下,就会白白浪费掉,就会消失得无影无踪,我们就会一无所成。经验表明,成功与失败的界线在于怎样分配时间,怎样安排时间。人们往往认为,这儿几分钟,那儿几小时,没什么用,但它们的作用很大。时间上的这种差别非常微妙,要过几十年才看得出未。但有时这种差别又很明显,贝尔就是这个例子。贝尔在研制电话机时,另一个叫格雷的也在进行这项试验。两个人几乎同时获得了突破,但是贝尔到达专利局比格雷早了两个小时,当然,这两人是不知道对方的,但贝尔就因这120分钟而取得了成功。

  你最宝贵的财产是你手中的时间。好好地安排时间,不要浪费时间,请记住浪费时间就等于浪费生命。

  二 效率就是生命

  时间是特点是,既不能逆转,也不能贮存,是一种不能再生的、特殊的资源,因此拿破仑希尔认为:“一切节约归根到底都是时间的节约”。

  时间对任何人、任何事都是毫不留情的,是专制的。时间可以毫无顾忌地被浪费,也可以被有效地利用。有效地利用时间,便是一个效率问题,也对以说,效率就是单位时间的利用价值。人的生命是有限时间的积累。以人的一生来计划,假如以80高龄来算,大约是70万个小时,其中能有比较充沛的精力进行工作的时间只有40年,大约15000个工作日,35万个小时,除去睡眠休息,大概还剩2万个小时。生命的有效价值就靠在这些有限的时间里发挥作用。提高这段时间里的工作效率就等于延长寿命。显然“效率就是生命”也是无可非议的。

  美国麻省理工学院对3000名经理作了调查研究,发现凡是优秀的经理都能做到精于安排时间,使时间的浪费减少到最低限度。《有效的管理者》一书的作者杜拉克说:“认识你的时间是每个人只要肯做就能做到的,这是一个人走向成功的有效的自由之路。”根据有关专家的研究和许多领导者的实践经验,驾驭时间,提高效率的方法对以概括为下列五个方面:

  要善于集中时间。切忌平均分配时间,要把自己有限的时间集中在处理最重要的事情上,切忌不可每样工作锻抓,要有勇气并机智地拒绝不必要的事、次要的事。一件事情来了,首先要问:“这件事情值不值得做?”决不可遇到事情就做,更不能因为反正做了事,没有偷懒就心安理得。

  要善于把握时间。时机是事物转折的关键时刻。抓住时机可以牵一发而动会局,以较小的代价取得较大的效果,促进事物的转化,推动事物向前发展。错过了时机,往往会使到手的成果付诸东流,造成“一着不慎,全局皆输”的严重后果。所以成功人士必须善于审时度势,捕捉时机,把握“关节”,恰到“火候”,赢得时机。

  要善于处理两类的间。对于一名成功人士来说,存在着两类时间:一类是属于自己控制的时间,称作“自由时间”;另一类是属于对他人他事的反面的时间,不由自己支配,称作“应对时间”。

  两类时间都客观存在,都是必要的。没有“自由时间”,完全处于被动、应付状态,不能自己支配时间,不是一名有效的领导者。但是要完全控制自己的时间在客观上也垦不可能的。没有“应对时间”,都想变为“自出时间”,实际上也就侵犯了别人的时间。因为个人的完全自由必然会造成他人的不自由。

  要善于利用零散时间。时间不可能集中,往往出现很多零散时间。要珍惜并充分利用大大小小的零散时间,把零散时间,用来从事零碎的工作,从而最大限度地提高工作效率。

  要善于运用会议时间。召开会议是为了沟通信息、讨论问题,安排工作、协调意见、作出决定。会议时间运用得好,可以提高工作效率,节约大家的时间;运用得不好,反而会降低工作效率,浪费大家的时间。

  三 穿越时间遂道

  随着人类社会生产的发展特别是科学技术的提高,时间的价值,犹如核裂变反应,正以几何级数成倍增长。现代一台纺纱机一小时纺的纱,抵得上古老的纺车嗡嗡响一年;拖拉机一人一机,一天,能干完牛拉犁几个月的工作量;乘超音捷飞机数小时可以从西半球飞到东半球,而当年周游一国竟耗去人半生的时间.....。现在一小时所创造的价值比古代不知要高出多少倍。托夫勒在谈到电子计算机所起深刻作用时曾指出:“20年来,用术语来说,计算机科学家已经经历厂从毫秒(千分之一秒)到毫微秒(十亿分之一秒)——几乎是超越人类想象能力的对时间的压缩。这也就是说,一个人的全部工作寿命,就算80,000个工作小时(每年2000小时,40年,可以压缩为4.8分钟。”社会学家曾估计:“今天社会在3年内的变化相当于本世纪初30年内的变化、牛顿以前300年内的变化、石器时代3000年内的变化。”

  时间的增值效应,正在引起一串的链式反应,涉及到社会的各个方面。

  在工业上,丧失一分一秒、就可能倒闭破产。正如美国汽车大王福特二世所说的那样:“企业成功与高速度之间的关系,比起与任何其他几个因素之间的关系来都要密切。”

  至于商业更是争时如争金。为了捕捉瞬息万变的商业信息,日本贸易振兴会不惜巨资,在全世界182个地方设立了调查点,按不同的商品和地区进行分类,出版专门性的商业情报杂志,并开展“委托调查”的业务,根据企业的委托要求,利用海外情报网络有针对性地组织商场调查,收集信息。

  所谓信息,就一般定义而言,是指社会共享的人类的一切知识,以及从客观现象中提炼出来的各种消息和情报。信息贯穿在政治、经济、军事、科学、教育、文化、艺术和社会生活一切领域。尤其现代社会生活节奏袂,正在进人信息时代。由于当代科学技术的发展,信息的传播速度越来越快。目前,全世界发表的含有新知识的论文平均每天有近14000千篇,平均每天有800-900件专利问世。全世界每年出版55万种图书,平均每一分钟就出版一种新书。近20年来,每年形成的文献资料页数,美国约1750亿页,前苏联约600亿页。据联合国教科文组组的统计,科学知识的增长率,从60年代以来的9.5%发展到70年代的10.6%,80年代则达到126.5%。过去每隔1O—15年人类知识就要翻一番,如3—5年就要翻一番。化学杂志参考文献的实用期,约有50%不到8年就得更新,而物理杂志参考文献半数以上都是近5年内发表的。有人统计,人类全部科技知识总量的80%都是本世纪产生的。

  信息在人类杜会发展中的重要作用,以及现代社会进人“信息社会”的新形势。要求我们每个人在时间运用商要运筹帷幄,精心安排、组织工作,珍惜时间,善用时间。只有这样,在激烈的竞争中,才能立于不败之地。

  第二节 善于利用闲暇时间

  盗贼利用时间,谋士创造时间。有效率的成功人士既是谋士又是盗贼,他们能从无关紧要的事或休闲活动中窃取时间,创造精彩人生。

  有时你会听到这样的说词:“等我有空再做”。这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做”。但事实上,没有所谓“空”的时间。你可能有“休闲”时间却,没有有“空”的时间。在休闲的时候,你也许会躺在游泳池边尽情玩乐,但这绝不是“空”的时间。你的每一分钟都很值钱。

  凡在事业上有所成就的人,都有一个成功的诀窍:变“闲暇”为“不闲”,也就是不偷清闲,不贪逸趣。爱因斯坦曾组织过享有盛名的“奥林比亚科学院”,每晚例会,与会者总是手捧茶杯,边饮茶,边议论,后来相继问世的各种科学创见,有不少产生于饮茶之余。据说,茶杯和茶壶已列为英国剑桥人学的一项“独特设备”,以鼓励科学家们充分利用余暇时间,在饮茶时沟通学术思想,交流科技成果。“闲不住”的人们还在闲暇时间里积极开刨自己的“第二职业”。在概率论、解析几何等方面有卓越贡献的费尔马,他的第一职业是法国图卢西城的律师,而数学则是他的“第二职业”。哥白尼的正式职业是大主教秘书和医生,而创立太阳系学说却成为厂他“第二职业”的研究课题。富兰克林的许多电学成就是当印刷工人时从事“第二职业”的成果。“闲不住”的人们还在闲暇时间里虚心向社会上的能人贤者求教。托尔斯泰曾在基辅公路上不耻下问,请教有丰富生活经验的农民。达尔文曾在科学考察途中,拜工人、渔民、教师为师。不甘悠闲,不求闲情,已被革命家和科学家视为生活的准则。

  在生活中,有各种各样的度过闲暇时间的方式。有人利用闲暇时间博览群书,汲取知识的甘泉;有人利用闲暇时间游历名山大川;有人利用闲暇时间广交朋友,撒下友谊的种子;有人利用闲暇时间进行美术创作,摸索篆刻艺术,构思长篇小说,让思维张开想象的前膀......

  当然,也有一些人的闲暇时间是白白流逝的。他们或堕人“三角”、甚至“多角”的情网,或沉溺于一圈又一圈的纸牌“漩涡”,或陶醉于“摩登”、“时髦”的家具摆设,战无聊地徘徊于昏暗的街灯之下,人们生活灭亡于英雄特别的悲剧者少,消磨于极平常的、或者接近于没有事值的悲剧者却多。

  事实正是这样,无所事事,进而无事生非所造成的悲剧难道还少吗?曾多次到监狱进行调查,让130名青年犯人回答有关闲暇时间的若干问题。结果89%的人说,他们犯案作科部是在闲暇时间进行的。63.9%的人说他们人狱前的业余生活是庸俗无聊、低级趣味的,总想寻求刺激,折腾闹事。85%的人说,他们所以犯罪,基本上是因为在闲暇风问结交了思想落后、品质恶劣的坏朋友。

  第三节 合理安排时间

  集中精力在能获得最大回报的事情上;别花费时间在对成功无益的事情上。

  一 不要沉湎于过去

  目前是一个令人苦恼的时代,许多人都在等待机会,希望将来出现对他们有利的光明前途。其他人则希望时间能倒流,回到以前那种“美好”的古老时光中,当时用理发只要2分钱,空气也清新宜人,生活简单而舒服。

  今天,如果你拿起报纸翻到社论版,你可能会看到象以下这样的东西:

  这个世界对我们来说太大了。太人的变化,太多的犯罪,太多础暴力与刺激。你全力以赴,却总是落在人后。不断地遭受压力,想要跟上别人....然而,到头来,你将迷失方向,科学上的发现及发明不断地推陈出新,令你惊愕不已,不知所措。政治界的变化如此之大,你虽然努力要记住谁上台了和退下台了,却徒劳无功。一切事精都随时承受着沉重的压力。人类再也无法承受更多的压力了。

  这篇社论,读起来就象是上周或昨天晚上才写的。但事实上,它却垦写于150多年以前。刊登在1833年6月16日的《大西洋日报》上。那正是许多人所谓的“美好的古老的光”。

  对你我来说,这有什么意义呢?我们能从这里面学到什么呢?我相信,这篇简单、不完整的社论,虽然已有150多岁了,却能教导我们明白一项成功秘诀。

  拿破仑希尔在美国各地高中学校的研讨会及毕业典札上演讲时,总喜欢把学校外面的真实情况告诉学生。并向他们说,我们不会在将来“熔毁”或被“炸成灰烬”,结果这些将成为我们明日领袖的年轻一代,似乎并不相信他的说的活。拿破仑希尔告诉他们:“你们是我们历史上最幸运的人,他们一年看到的变化,比我们的祖父一生所看到的还要多。所谓的“美好的古老时光”事实上并不象大家所说的那般美好。”他们听到拿破仑希尔这些话,眼睛瞪得象铜铃那般大。

  拿破仑希尔向这此美国年轻人解释所谓“美好的古老时光”就是第一次和第二次世界大战,以及朝鲜战争期间的那些日子。拿破仑希尔谈到在本世纪之初,马匹因为染上霍乱,而在纽约街头暴毙的消况。

  拿破仑希尔告诉他们:“在那些古老的日子里,我们总是用一个大木桶洗澡,用的是在烧炭或烧煤的炉子上加热的热水。在那些古老的美好岁月里,我们洗澡的水就是在我们之前洗澡的人所留下来的同一桶热水。如果在你前面洗澡的是你的叔叔,而且—命运很会作井人的——他是一位养猪的人,那么,你的衣领不会留下一圈污垢,反而你的身体会留下一身污垢,愈洗愈脏。在那些美好的占老的岁月至,流行小儿麻痹、白喉以及猩红热等可怕的疾病。那时候的人从来就不曾听过沙克疫苗这种东四。在40年代以及50年代初期,在酷热的夏季里,我们竟然不敢到社区游泳池游泳,或是去电影院,因为我们担心会感染小儿麻痹症,以至半易不遂、残废、甚至死亡。”当拿破仑希尔这样告诉这些年轻人时,他们甚至不知道他究竟在说些什么。他们也从未听说过,在大战期间实行配给制度,必须在汽车挡风玻璃上贴上A、B或C的贴纸,凭这些纸条在每个月内购买几加仑的汽油。

  拿破仑希尔向他们出示1857年11日13日,《波斯顿环球报》的头条标题,结果他们都看傻了。这个标题是这样子写的:《能源危机如火如茶》,下面的小标题则写着:《全世界将陷入黑暗?鲸油短缺》。同时向这些美国高中孩于描述一个典型的美国家庭当年在那个阴沉、冰冷的11月早晨,一眼看到这个头条标题时的反应情景。“晦,玛莎,”那位男士可能会这样向他的妻子大叫:“你看到报纸了吗?我们已经遭遇了有史以来最严重的能源危机。”

  这些孩子开始了解,太过于强调这个世界的黑暗面。从他们的父母、老师以及朋友们的抱怨方式来看,仿佛这个世界愈来愈糟了。他们问拿破仑希尔有关核子毁灭以及核能发电厂的问题。拿破仑希尔十分诚实地加以回答。日本十分依靠核能发电,苏联所需的电力将近60%来自核能发电厂。拿破仑希尔本人则盼望这个世界能赶快进人镭射融合时代,因为目前的核子分裂发电比较危险。拿破仑希尔同时也相信,着名新闻播报员保罗哈维对能源的看法是正确的。他说:“如果使用电力的第一种严品是电椅,那么,我们今天甚至不敢插上我们的烤面包机插头。”我们回头到历史中上寻找时,可以得知最坏的时代,也能发现最美好的事物。这完全要看我们所要寻找的是什么。

  成功的秘诀就是:抓住现在、不要沉湎于过去。

  每一代的人都会哀叹他们那一代生活在历史上最困苦的环境下,他们只要抱怨这个残酷的出界,并且把头埋在沙中,就永远不需要卷起袖子来解决属于他们自己的问题了。他们可以把问题归咎于长辈或政府,然后大玩美国现在最流行的新游戏——“捉迷藏”。在这种游戏中,每个人都要拼命奔跑并且躲藏起来,被捉到的人只好当倒霉的“鬼”,然后再么找另一个人来代替他。

  拿破仑希尔对年轻朋友发表演讲,或在研讨会上,总要对这些明天的领袖说:“所谓‘美好的古老时光’就是今天,因为这才是我们生活的日子,也是我们在历史上唯一生存的一段时间。这是属于我们的时代。我不曾向你们描绘美好的一面,也不曾向你们诉说悲惨的一面。我不会向你们灌输过度的乐观思想。只是要告诉你们生活中的变化是无法避免的。”

  那么如何抓住今大呢?我们要心存这样的信念:

  就在今天,我要开始工作

  就在今天,我要拟订目标和计划

  就在今天,我要考虑只活今天

  就在今天,我要锻炼好身体

  就在今天,我要健全心理

  就在今天,我要让心休息

  就在今天,我要克服恐惧忧虑

  就在今天,我要让人喜欢

  就在今天,我要让她幸福

  就在今天,我要走向成功卓越

  二 制订先后顺序

  所有功成名就的人都会为自己的待办事项制订优先顺序。

  《世界主义者》的编辑海伦格利布朗,随时会在桌上放着一本杂志。每当她受到利诱,想挥霍时间在做对《世界市义者》没有直接贡献的事情时,看一眼那本杂志就可以帮她回到正轨。布朗说:“你可能非常努力工作,甚至因此在一天结束后感到沾沾自喜,但是除非你知道事情的先后顺序,否则你可能比开始工作时距离你的目标更远。”

  你必须了解,你的日程表上的所有事项并非同样重要,不应对它们一视同仁。这是很重要的一点,也是很多将成为时间策略专家的人会误人歧途的地方:他们会尽职地列出日程表,但当他们开始进行表上的工作时,却未按照事情的轻重缓急来处理,而导致了成效不明显。

  标出急需处理事项的方法有:一、限制数量;二、制成两张表格,一张是短期计划表,另一张刚是长期优先项以表。你可以在最重要的事项旁边加上星号,A、B、C等英文字母,或数字1、2、3。

  在确定了应该做哪几件事之后,你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人根据事情的紧迫感。而不是事情的优失程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。成功人士不能这样工作。如何按优先程度开展工作呢?以下是两个建议:

  (一)每天开始都有一张先后表

  伯利恒钢铁公司总裁在查理斯舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维利。会见时,利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识,而是更多行动。他说:“应该做什么,我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理范围之内价钱由你定。”

  利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能把他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”过了一会又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。利接着说:“现在把这张纸放进口袋。

  明天早上第一件事是把纸条拿出来,作第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项....直到你下班为止。如果你只做完第五件事,那不要紧。你总是做着最重要的事情。”利又说:“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样于。这个试验你爱职多久就做多久,然后给我寄支票来,作认为值多少就给我多少。”整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后,舒瓦普给艾维利寄去一张2.5万元的支票,还有一封信。信上说从钱的观点看,那是他一生中最有价值的一课,后来有人说,5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂,利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯舒瓦普赚得1亿美元。

  人们有个不按重要性顺序办事的倾向。多数人宁可做令人愉快助或是方便的事。但是没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。试用这个方法一个月,你会见到令人惊讶的效果。人们会问,你从哪里得到那么多精力?但你知道,你并没有得到精力,你只是学会了把精力用在最需要的地方。

  (二)把事情按先后顺序写下来定个进度表

  把一天的时间安排好,这对于你的成功是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好,也是同样重要的。这样做给你一个整体方向,使你看到自己的宏图,有助于你达到目的。每个月开始,都坐下来看本月的日历和主要任务表。然后把这些任务填人日历中,再定出一个进度表。自从这样做之后,你就不会无意中错过一个最后期限或忘记过一项任务。

  三 写出你的目标

  想知道做事的优先顺序,最重要的就是这一个问题:是否能帮助我达成人生的某些重要目标?有名的旅馆业者康拉德希尔顿将他的成功全归功于目标的魔力。但在达成目标之前,希尔顿不只是写出他做事的优先顺序而已,以下就是他的故事。

  经济萧条打击了希尔顿。自1929年股币大崩盘后,没有人想要旅行,就算有,他们也不会住进希尔顿在20年代中收购的那些旅馆。到了1931年,他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典当,他甚至还被迫向门房借钱以糊口。在这潦倒之际,希尔顿偶然看到了沃尔多夫饭店的照片:6个厨房、200名厨师、500位服务生、2000间房间,还有附属私人医院与位于地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪下来,并在上面写上“世界之最”。

  希尔顿事后形容1931年:“那段迷失而混乱的日子真是连想都不敢想。”但那张沃尔多夫饭店的照片自此就保存在他的皮夹里,一直激励着他努力奋斗。当他再度拥有自己的书桌后,他便将照片压在书桌的玻璃板下,随时看着它。在事业渐有起色而且买了新的大桌子后,他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18年后,1949年10月,希尔顿买下了沃尔多夫饭店。那张照片使得希尔顿的梦想有了具体的雏形,让他有一种可以全力以赴的目标。那张照片就象是一张提示卡,如同格利布朗放在桌上的杂志一样,不断地激励他们向目标迈进。

  荷马赖斯同希尔顿一样,也是一个因目标而成功的人。荷马赖斯是乔治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监。因为赖斯的成就斐然,美国全国大学运动协会的同僚们以他的名字设立了一个奖项,每年颁发给全国最优秀的运动总监。赖斯发迹于肯塔基的乡下中学,后来转到一间较大的中学,继续他的教练生涯。在那儿,他缔造了辉煌的记录:101胜、9负、7平,7季全胜,50场连胜以及连续5 年的冠军。之后他更上一层楼,当上了大学教练、专业教练和大学的运动总监。

  他是如何做到的呢?一开始,赖斯读遍了所有能找得到有关成功的书,他发现许多书都建议读者写下希望达成的事:你的渴望、目标及梦想。年轻的赖斯教练便依样画葫芦,并且在旁边写出达成目标的日期,以及达成目标的计划。象奇迹一般,赖斯一步步地完成了他所订下的目标。他对这种结果非常满意,因此也教他的队员们这么做。多年以来他仍乐此不疲。

  赖斯有时会被邀去发表演讲。有一次,他给同学们看一组3乘5大小的卡片,然后告诉同学们:“上面都是我的目标,一张一个,我都随身带着。当我等着登机时,就会将卡片拿出来温习。而且真正的乐趣在于实现这些目标。”他相信目标应该要清楚而明确,而且每天至少大声念出两次,必有助于将这些目标融入潜意识里。他说:“有耐心,放轻松,保持信心,该是你的,自然跑不掉。”

  四 制作一份可行的待办计划表并身体力行

  (一)不要考验自己的记性。

  确定在熄灯前写下第二天的工作是个很好的建议,因为:记下所有的工作后,你可以睡得安稳一些;否则的话,可能整晚你的脑子里都想着:“别忘了!别忘了!别忘了!”。

  记下工作后,你的脑子才有时间去解决问题,而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题,你就会发现它的作用相当惊人。人脑就象是平行的处理器,幕前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来。脑子就会将这些东西转移至幕后,然后在“不知不觉”中开始解决问题。记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来,大概也不值得做。

  (二)计划表应简单明了

  别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴,或是用胶水粘在冰箱上的字条。如用你的备忘字条七零八落,反而制造了很多遗忘事情的漏洞。

  确定自己至少可以在同一个地方看到所有的待办事项,并且能检查其进度,这也许是在你随身携带的万用手册中,或是在电脑里。不论形式如何,都必须能随时更新内容,并且要放在随手可及的地方;必要时可以利用即时贴或使条作为额外的提醒媒介。但是要切记:别让它们变成主要的方法,否则你就犯了大错了。

  如果你将计划表与约会记录放在一起,最好能在你的办公室或电脑中存好一份备份,以防其中一份遗失或失窃。办公室的那一份应该每天更新,这虽然只是举手之劳,却很有帮助。

  (三)定期检查计划表

  拿破仑希尔认为一定要定期检查计划表。早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上,而且每天固定检查计划表,你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸,这是他个人管理系统的中心:“每当我觉得进退两难时,我就会看看这张纸,确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常福格斯的纸上大约有20 件事,包括电话、信件上,以及他必须口述的一小段专栏文章。他告诉我:“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事,事情永远都无法完成。”

  这也是在管理其他事情时,非常有用的技巧。每当你分配工作给部属时,你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中,也要请他们带计划表来开会,并以此作为进度报告的根据。如此一来,你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。

  在工商企业或社会中,没有多少特质比“可靠”更重要了(我必须承认,少数人已经成功地误导别人,使他们相信自己是我心而且没有组织的人,所以可以“随便”忘记他们不想做的事)。经理人喜欢指派工作,以便他们能专心去做其他的事情;策划会议或社交活动的人,但都希望那些与会者不会将出席时间忘得一干二净。

  (四)限制计划表上的项目

  你的计划表范围应该要广泛,但绝不能原百科全书,否则作很可能会力不从心。

  玛丽凯阿什曾在创办玛丽凯化妆品公司初期听到的一则有关查尔斯施瓦布(美国一家数一数二的钢铁公司总裁)的故事。一名企管顾问艾维李对施瓦布说:“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦市问:“费用是多少?”李说:“如果无效的话,兔费;但如果有效,希望你能拨出公司因此省下的费用的l%给我。”施瓦布同意说:“很公平。”接着施瓦布问李要怎么做,“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面,他告诉每一位主管:“在下班离开办公室前,请写下6件你今天尚未完成,但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意,并在开始实行这个计划后,他们发现自己比以前更专心了,因为有了这张表,他们会努力完成表上的事情。不久之后,公司的生产力有了显着的改善,几个月后因为效果惊人,施瓦布开了张35,000美元的支票给李。

  玛丽凯说:“当我听到这个故事后心想,如果这个方法对施瓦布而言值35,000美元,对我也会有同样的价值。”因此,她开始在每天下班前写下6件明天要做的重要事情,而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽凯化妆品公司拥有二十多万业务员,印制了上百万份的粉红色小便条本,每一张便条纸上写的都是:“我明天必须做的6什重要事项。”

  (五)在计划项目旁注意日期与时间

  拿破仑希尔认为时间日记并不总是灵丹妙药.只有真正下决心完成计划表上的事,时间日记才能起到大的作用。而下定决心的最好办法就是制订完成计划表上每项工作的时间。

  大多数人的工作日记只是用来记录会议和约会,拿破仑希尔则是利用以半小时做划分的工作日记规划工作及约会。如果你只将访客和会议记录下来,一旦你的工作日记上没有任何记录时,似乎你一整天都有空接待访客。其实,这就大错特错了。

  重要的工作和访客、会议一样,都应该全部记录下来,拿破仑希尔认为,只有在备忘录上将工作时间安排好后,才能真正完成这些工作。”

  (六)如果你是经理,考虑帮你的部属制作日程表

  苏珊泰勒是《菁华》杂志的主绢,她就象大多数成功的主管一样,也规划自己的计划表,除此之外,他还帮部属制作日程表。

  通常一到周末,泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企划案、读文章、理清思绪;当她星期一回到办公室,总会带着重要人员的日程表,上面有指派给每一个人的工作。应优先须知的事会有红色的记号,应第一优先做的事则有两个记号。完成工作所需要的资料,例如名片或相关信件等,都会附在日程表上。

  拿破仑希尔手下一位善于利用时间的经理则将部门的日程表写在白板上,这样让他们可以在必要时改变事情的优先顺序,而且也让下属知道他如何看待一件企划策的重要性。

  (七)制作长期计划表

  许多善用时间的成功人士都会规划长期汁划表。

  在一次全国性业务员会议中,有记者问一位首席业务员,他最重要的销售策略是什么,他说:“我的每月日程表”——他必须事先知道一个月后有哪些重要的客户需要拜访而预做准备,还有些人甚至会预估他们长期计划表上每一个计划需要花多少时间完成,然后再利用这些周计划、月计划,甚至年计划表来制作每日计划表。

  黛博拉沙蓝是《薪水阶级》月刊的主编,以归档的方式规划她每月与每年的时间。每月的前两周固定是写评论的时间,沙蓝说:“除非是很难得的机会,否则在这两个星期中,我不会接受演讲的邀约。如果我在这段时间中做了其他的安排,我也会带着手提电脑,以便在办公室外也能工作。”第三、四周则规划为其他活动时间,例如演讲,下旬则是她回复谢函,做公关联络并且计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作:几个月写书、几个月开研讨会,其余一两个月即用来尝试新奇的事物。沙蓝利用这种方式创造了惊人的作品产量,而且在同行中还有众多忠心的拥护者。

  五 多用脑就可以少用脚

  小时候,如果你再欢和你父亲下棋的话,你会发现,除非有时候他故意放水,否则通常都是他赢。你的毛病就是想到了一步棋要怎么走,然后就陷人了他所设的圈套中。由于他知道可以在后面一两步棋时吃掉你两三个棋子,所以他愿意先放弃一个棋子。他赢是因为他预先设想后面的好几步棋,经过周密的思考后,你父亲就会贯彻实行。

  这就是每一个行业中的成功人士尝试做的,他们会事先预测什么可行、什么不可行,需贾花多少时间、精力、资源。如果你能在心里模拟计划的每一个步骤,也可借助纸和笔来帮忙模拟,你就可以预估需要多少资源及何时需要这些资源。如果你没有这么做,你可能会在计划进行到中途时,才发现自己缺少完成计划所需的资源,结果是进度严重落后,甚至整个计划完全失败。

  “审慎思考,贯彻到底”是一个非唱基本的概念,但是,却每天都被大家忽视。我们都见过设计得一塌糊涂的建筑和仪器,我们会问怎么会发生这种事情?”这些事情发生的原因就是设计者没有做心理上的模拟计划。

  拿破仑希尔在每一次干部会议前,都会将会议大纲发给每个出席者。这个大纲包括会议目的、参考资料,以及疑问、问题、目标。他发现在会议前发送大纲可以节省开会的时间,因为事先着过大纲的出席者可以很快地把问题解决。想想看完成一项任务需要些什么。举一个显而易见的例子:如果你要将扣减所得税的项目列举出来,你需要将收据分门别类整理好。时间管理专家整年都在做分类的工作,他们会先依所有的主要类别来建立个别的档案,一收到收据时就归档;到了申报所得税的时间,收集全部的收据就是轻而易举的事了。

  有些高成就者会在日程表上分配一段特定的时间,以便思考他们预备要做的事情,也就是给他们自己时间去考虑行动的方向为何,是否掉入了陷阱,进退两难。

  思考周密不一定得靠自己单打独斗。事实上,对某些活动来说,我们极力建议找一个合作者。这个同事的贡献之一就是帮助伙伴预测需要什么、什么情况下可能会错、如果做了甲而不是乙可能发生什么情况。

  (一)分门别类

  玛丽普尔对付琐事的方式就是分门别类,她的办公桌上有成千上万的便条、信件、推销函,当记者问她如何处理,她回答:“分类。”每一张纸,普尔尽量只要处理一次就好,如果她拿起一张纸,不论是信件、便条或是报告,她就会随手把它处理好,不会什么都不做又放回去。普尔将文件分成三类:第一类包含需要立刻处理的项目,第二类则是不紧急但是很重要的文件,第三类则是可以在空闲时候阅读的文件。所以事实上,有些文件她还是处理了两次,一次是看它们属于哪一类,第二次则是实际处理文件的时候。不过她不会象许多人一样,将那些文件一再的拿进拿出。将文件分成三类似乎不是什么重要的技巧,只要一拿起信件就马上处理好也不是很特别,但是,这个观念却是建立在深厚的基本的原则上。

  凯柯波洛维兹将文件归人6个色彩鲜明的档案中,她的作法是:“我把所有收到的资料都分配到不同颜色的档案中。公司内部的便条、外来的信件等,都各自放在同一个颜色的档案中。不同的机构有不同的颜色档案,我们都知道那些颜色所代表的优先顺序是什么。所以,如果我的时间不够,我就直接找重要的资料的档案,就是那些‘今天必看’的资料档案。”

  凯柯波洛维兹所用的分类方法显示他们都有一个先后顺序的系统,正如我们前面一再看到,建立优先顺序并遵循这些顺序是非常重要的。第一个塞在信箱或放在桌面上的信件杂志、便条的重要性并不相同,如果你全部一视同仁,就需要非常努力工作,但是如此一来,琐碎和重要的东西受到的注意力就变得一样了。

  三项式的分类方式还说明了你做事情必须有一定的结构,你的工作不是随心所欲,随随便便或是听天由命。要从桌上拿起文件就立刻处理是一个很好的原则,你可以从中节省点点滴滴的时间,这是一种节约的方式。我们大多数人都会注意到浪费很多时间的事情,也就是那些全使得我们一不小心就损失一大段时间的事情;然而,生命也会因为成千上万微不足道的事情而流逝。看一封信然后什么也不做地把它放回去,只会花几秒钟,最多大概是一分钟的时间,时间并不多。但是如果你一天重复10次,一年下来你就花了很多时间在翻动这些文件。

  一个滴水而没被发现的水龙头会让你的水费大幅度增加,就好像水管破裂了一样,为什么?因为你会紧急修理破裂的水管,但是漏水的水龙头则是一滴又一滴,一个小时又一个时的,一个月又一个月,一年又一年地浪费了资源,而你可能完全没有发现。

  (二)协调细节

  大型的交响乐管弦乐团和谐地结合了许多的个人表演,有时候甚至多达百人。每一位音乐家以及各种的弦乐、木管、打击乐器部门都各自有不同的责任。他们可能会个人分别练习或各个部门各自练习,然而表演一开始,所有的人和部门的反应都是一致的,因为每个音乐家都有一份完整的乐谱告诉他们其他人在做什么。

  众所周知,乐谱或是计划并不会埋没演奏技巧,反而是将演奏技巧提升到更高的境界。成功地协调任何事情——从制作电影、指导冠军足球队、到指挥管弦乐团——的关键之一就是制作一份乐谱,然后,计所有参与的人知道这个乐谱。

  拍摄《奇爱医生》《2001年太空漫游》、以及《发条橘子》的电影制作人斯坦利库柏利克统筹了制作影片的每一个环节,从旅行计划一直到每大拍摄的细节。就这方面来说,他和希区柯克很相象,希区柯克也会规划每一幕戏中的细微、最复杂的细节。导演们成功地统筹了影片的方法就是:在他们开拍之前,先在脑海里构想整部电影的影象,然后再将脑海中出现的影周仔细地转移到纸上,只有在紧急的状况下才允许误差存在。为了确保每个人在开镜时都准备就绪,精确的计划和管理是必婴的条件。

  当然不是每一人电影制作人都象斯坦利库柏利克或希区柯克一样注重细节,有一些很优秀的制作人和导演容许相当程度的自由,还有些人善于当场即兴发挥。但是,库柏利克和希区柯克都证明了:通过仔细的安排可以将概念近乎完整地从构想转移至影片。

  有史以来最伟大的篮球教练约翰伍登将协调技术提升到了艺术的形式。伍登等了15年才赢得他第一个全国大专篮球比赛的冠军,然而他在加州大学洛杉矾分校的最后12年中就囊括了10次冠军,这个战绩在篮球史上尚无人能,且

  听听伍登怎样形容自己的训练方式吧:“每一次训练都有精确的目的,而且也有精确时间,你要从一个训练进行到下一个训练然后再下一个,中间不能中断也不能回头重复前一个训练。每一项运动就象是结构严谨的网架,架在球员预期会增加的疲劳度之上。

  每一天都有个别的训练计划,但是,你可以预期它的精确度而且练习会准时结束,这种确定性舒解了这1个小时45分钟的煎熬。”

  这种注重细节的方式不仅在体育运动方面管用,在工商企业方面也一样有效。如果你负责规划特别的活动、广告宣传、促销等等工作,一份纵览全局的计划尤其重要。如果参与的人数众多。工作必须分层负责时,最好准备一份包括人、事、时、方法的详细计划,以及一旦发生问题时的处理方式。如果你不喜欢,或是不擅长准备详细计划,请机构中有这方面专长的人来做,或是雇用其他的人。

  第四节 不要浪费时间

  不要做自己的奴隶,不是每件事都必须做。如果一开始没成功,再试一次,仍不成功就该放弃,愚蠢的坚持毫无益处。

  一 不值得做的,千万别做

  编剧家尼尔西蒙决定是否将一个构想发展为剧本前会问自己:“假如我要写这个剧本,在每一页都尽量保持故事的原则性,而且能将剧本和其中的角色发挥得淋漓尽致的话,这个剧本会有多好呢?”答案有时候是:“还不错,会是一个好剧本,但不值得花费一两年的生命。”如果是这样,西蒙就不会写。遗憾的是,大多数人一直要到他们的生涯走了一大段路以后,才开始问这样的问题,也许是因为年轻时并不了解计划一旦开始要花费多少时间才能完成,也不了解我们的时间其实非常有限。

  时间专家尤金葛里斯曼的早期生涯确实也是如此:就在他当上一所大型大学院校的系主任之后,一个全国性的科学机构邀请尤金葛里斯曼在他们的年度会议上发表论文。他以为这是有关政治方面的事,于是就答应了这个要求,并花了相当多的时间准备,但发表会的结果却令人大失所望。出席会议就是参与这个计划的那些人,总共4个。经过这次教训,当天他便下定决心绝不再轻易答应任何事情。不久之后,同一个机构又请他将当时发表的内容写成一篇论文,刊登在他们没有人看的期刊上,他拒绝了。

  学校中有许多老师年复一年这样地发表论文、写论文,也规规矩矩地将这些活动列在他们的履历表上。有人认为,这些人至少做了点事情,总比什么都没做好。拿破仑希尔认为比什么都不做还糟。当他们以为他们在做一些事情时,其实他们什么也没做,还比什么都没做更惨。

  下面有4个很好的理由说明了绝对不要做不值得做的事:

  l、不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情。就像将没人听过或读过的论文列在履历程上一样,你只是对白费力气沾沾自喜罢了。

  2、不值得做的事会消耗时间与精力。因为用在一项活动上的资源不能再用在其他的活动上,不值得做的事所用的每一项资源都可以被用在其他有用的事情上。

  3、不值得做的事会赋予自己生命。社会学家韦伯说,一项活动的单纯规律性会逐渐演变为必然性。一段时间之后,人们会说:“我们不应该让它消失,我们已经做这么久了。”许多机构、刊物或活动根本就不该存在,其仍能持续存在的原因只是大家已经习惯,有了认同感,如果让他们消失的话,会有罪恶感。”

  4、不值得做的事会生生不息。做了不值得做的事之后,就需要组织一个委员会来监督,最后,还需要小组委员会、管理人员、手册、指导原则,甚至每年开设训练营学习如何将不值得做的事做得更好。有一天,某个富人过世后,还会留下一笔钱捐赠给大学教授,来做这个不值得做的事,其前景无限光明而且令人惊讶。

  你也许是无选择余地,因为你既无权也无势,但是又要你有选择的机会,运用尼尔西蒙的试纸测验,问同自己:“林果我将这个构想的潜能发展到极限,是不是真的值得呢?”答案如果是“不”的话,千万别会做。

  二 不要轻言放弃

  如果你参观过开罗博物馆,你会看到从图坦卡蒙法老王墓挖出的宝藏,令人目不暇接。庞大建筑物的第二层楼大部分放的都是灿烂夺目的宝藏:黄金、珍贵的珠宝、饰品、大理石容器、战车、象牙与黄金棺木,巧夺天工的工艺至今仍无人能及。如果不是霍华德卡特决定再多挖一天,这些不可思议的宝藏也许仍在地下不见天日。

  1922年的冬天,卡特几乎放弃了可以找到年轻法老王坟墓的希望,他的赞助者即将取消赞助。卡特在自传中写道:这将是我们待在山谷中的最后一季,我们已经挖掘了整整六季了,春去秋来毫无所获。我们一鼓作气工作了好几个月却没有发现什么,只有挖掘者才能体会这种彻底的绝望感:我们几乎已经认定自己被打败了,正准备离开山谷到别的地方上碰碰运气。然而,要不是我们最后垂死的努力一锤,我们永远也不会发现这远超出我们梦想所及的宝藏。霍华德卡特最后垂死的努力成了全世界的头条新闻,他发现了近代唯一一个完整出土的法老王坟墓。

  最浪费时间的一件事就是太早放弃,人们经常在做了90%的工作后,放开了最后可以让他们成功们的10%,这不但输掉了开始投资,更丧失了经由最后的努力而发现宝藏的喜悦。很多时侯,人们会开始一个新工作,学习新的技艺,然后就在成果出现之前失望地政奔。通常,任何新工作部有一段你懂得比周围人少的困难阶段。刚开始每件事情都要挣扎,但是过了一段时间,最初有压力的工作就会变得轻而易举了。你可能记得尝试学另一种语言的用况。如果你学了几个月就放弃,你学的多半远不够让你运用自如;但只要再多过几个月或几年,你也许就可以开口谈话、看书、看报纸了。

  人们一生中的许多时间,常在跨过乏味与喜悦、挣扎与成功的重要关卡之前就放弃了。查尔斯舒尔茨告诉拿破仑希尔,他不是一夜成名的人。即使在他出版了有名的《花生米》漫画之后,”《花生米》不是立刻就造成轰动,那是一段漫长艰辛的过程。大概过了4年之久,史努比(漫画中的主人公)才受到全国的瞩目,而真正建立地位则花了长达10年的时间。”

  三 适时知难而退

  拿破仑希尔认为,如果一开始没成功,再试一次,仍不成功就该放弃;愚蠢的坚持毫无益处。

  诺贝尔奖得主莱纳斯波林说:“一个好的研究者知道应该发挥哪些构想,而哪些构想应该丢弃,否则,会浪费很多时间在差劲的构想上。”你迟早批会发现自己处于一种需要知难而退的情况下,你所走的研究路线也许只是条死胡同,是否应该再多做一次实验呢?你已经投注了大量的时间与精力在一个交易或关系上,尽管尽了最大的努力,情况还是愈来愈糟。你已经尝试过了,但是除广借口和更多的承诺外,你的努力没有任何结果。你已经一再讨论、谈判、妥协了,但是关系似乎注定要走下坡路。

  因为你已经作了太多投资,所以自然倾向不肯放弃,想要再多作努力,怎么办?

  几个基本的问题可以帮助你决定何时应坚持、同时应放弃、何时继续尝试,以及何时知难而退:

  1、你可以取得更多信息吗?

  最好的方法之一是寻求更多的信息,或以新的观点重新检视旧的信息,因此,你可能需要雇用一个机械专家、技师或顾问。如果与对方关系的发展情势并不如预期,也许可以从曾经与对方交过手,或曾经经历类似状况的人取得相关信息。

  拿破尔希尔认为,一个能干而直率的同事是一个研究者所能拥有的唯一一项最重要的资源。在业务工作方面,老鸟经常会建议莱鸟何时应该放弃一个客户,转向其他的客户。

  2、是否有无法克服的障碍?

  你是否曾经碰过所谓“走为上策”的情况?这时,通常即使再努力也只会造成单方或双方的重大损失。设法了解哪些问题是失败的症结,哪些问题能够解决,就可以省下很多的时间与麻烦。通常,找不到问题症结的原因是:人们不愿意去面对或不愿意去找出正确的问题,即使找到了症结所在,他们也会做装视而不见,否认只能拖延,无法避免问团的发生。

  尽早开始找出症结,全力应付无法妥协的事情。如果有对你而言意义重大的原则性冲突,而且你确信没有人会让步,那么你就已经到达走为上策的境界了,走吧!无法克服的障碍也许是原始结构的问题。比方说你希望在公司中步步高升,但是这家公司始终是由家族成员担任高层要职,或是在特定种族或性别中选择,而你不属于这些成员之一,你大概需要转移到成功的可能性较大的阵地。

  3、可能回收多少?

  假如你是寻找消失的法老王坟墓的霍华德卡特,因为潜在的回收率相当大,你可以花上好几年的时间。然而,如果你是业务员,你就负担不起花好几个小时在一个最多只能创造几块钱利润的准客户身上。

  4、完成计划或维持关系需要花多少钱?

  假如你为了是修理办公室里的复印机,还是买一台新的机器而伤脑筋,可以将前一年你花在现有机器上的费用写下来,并合理估计在未来的24个月中,你可以花多少钱修理复印机?记得将机器坏掉时所须的花费考虑进去。估计送出去复印或等机器修好的代价是多少,然后计算机器修好后的功效如何。当机器发挥最大功效时,大家是否需要排队等候?几个简单的计算也许就可以知道:即使你投资了时间与金钱修理旧机器,你还是得不到你真正想要的。

  5、你的本钱有多少?

  假如人的本钱不多,有些事请你就不应该做。科宁公司有本钱可以承担上百万美元研究光纤电缆与数年后才赚到第一分钱,虽然最后的回收很大,但是科宁公司却等了相当长的时间。你也许有一个伟大的构想,可是对你而言却必须耗费太多资源才能开花结果,不妨找一个合作伙伴、卖掉,或是干脆放弃。

  6、有没有固定的模式?

  如果你为了是否继续一段感情、事业或社会文系而犹豫不决,其中必然有些困扰你的事情,否则你不会产生疑虑。也许你的房地产经纪人不如你所希望的尽力推销你的房子,或者是一个已经发了两三次脾气的朋友,也可能是一个答应帮你做事却食言的同事,你该不该再给他一次机会呢?该不该翻脸呢?

  做一些特定对象的调查是必要的。调查这个人或公司过去与别人合作的情况,看看这个人失望的经验是否是常态或例外。这个经纪人过去是否曾经签了案了后什么也不做?这个朋友是否曾经大动肝火?这个同事是否习惯轻率承诺无法做到的事?假如你在关系开始前就先问过这些问题,你现在可能就不必做这些调查了。然而,问晚了总比不问而继续陷在这种定型的、高代价的关系中要好。

  7、有没有暗盘?

  有些游戏场地高低不平、有些纸牌不齐全、有些骰子的滚动有问题,大多数时间管理的书籍都不会提到这个问题。可是每年有无数的时间都浪费在一些所有参与者都不可能成功的事情、计划、比赛上。访问只是为了表演,选拔也被动了手脚,早就有了内定人选了。有效的时间管理专家知道迸可攻退可守的道理,而且会进一步运用其技巧。假如你怀疑有暗盘、动手脚、那该怎么办?尽可能查明真相,别妄下论断。选拔也许是被动了手脚,但是内定的人选也许只是比较会讨好,并非证成功,如果你表现优异,你可能还会赢;但是,也许其余参赛者也不坏,你无法决定是否有胜算。

  当你有理由相信不管你多么努力都没有胜算时,立刻退出,别耗费资源在一场不诚实的比赛中。

  四 适时见好就收

  你可能期望太高,有时候够好就行了。但里,从某种意义上说,“最好”是“好”的敌人。你可能浪费太多时间和力气去梦想完美,给用却没有时间去做好任何事情。

  女演员佩吉阿什克罗夫特有一次告诉导演诺里斯霍顿,她从自己本身的经验以及和一些好演员如吉尔古德与奥利维尔合作后发现:“有些伟大的角色....没有人有办法从头到尾全力演出,一个演员只能期望他常常有能力达到巅峰状态。”博比琼斯也有相同的结论,他是唯—一个赢得高尔夫大满贯的高尔夫球员,包括美国公开赛、美国业余赛、英国公开赛及英国业余赛。他说:“我一直到学会调适自己的野心后才真正开始赢球。也就是对每一杆有合理的期望,力求表现率良好、稳定,而不是寄望有一连串漂亮挥杆的成就。”

  博比琼斯的领悟得来不易,他必须与想要强迫自己超越自身能力的欲望苦战。他在高尔夫球员生涯的早朗总是力求挥杆完美,当他做不到时,他就会打断球杆、破口大骂,甚至会离开球场。这种脾气使得很多球员不愿意和他一起打球。后来他渐渐了解,一旦打坏了一杆,这一杆就算完了,但是你必须尽力去打好下一杆。

  有时候完美是值得追求的。办公室寄出的信件应该没有任何错字或错误的文法;此外,希望制造降落伞、保险套、飞机起降设备的人也致力于完美。然而,有些完美即使办得到,也不值得花田时间去做。成功的时时间管理需要确知何时应该追求完美,何时见好就收。

  有时候你必须继续进行下一个计划,打下一个球,或是将建议书会进邮简。许多你必须做的计划和工作就象跨栏一样,你不应该碰倒栅栏,但是少碰倒一个珊烂不会有额外的加分,你只要跳过去。同理,如果你所做的计划需要在很短的时间内跨过很多栅栏,那么你花费太多精力在第一个栅栏上,就会精疲力尽而没有多余的气力完成剩下的部分,同时,你的速度也会减慢。最好的跨栏选手会仅以细微的差距跳过栅栏。

  在艾伦休恩梅克的《大学生生存手册》中出提到这一点。他建议学生以最小的差距跳过障碍,以便为眼前其他的事情保留精力。忽视获得学位基本要求——如果未修完统计学的研究生,不论他们在其他深夜上是多么有天份,永远也得不到学位。休息梅克谈到一个他在柏克来的学生,这个学生喜欢研究,努力工作而且做得很好,”但是,他在其中一个障碍处跌倒了。在发表25篇论文之后,他被退学了。”

  休恩梅克论点的论据来自一个特殊的环境:研究叙利亚的环境,但是,他所说的基本原则适用于许多其他的领域。假咖你接下棘手的任务,处理小计划就家处理卢浮宫的收藏品一般谨慎或用跳高的方式跨栏,你将会失败,而失败将使你的自信心与名誉受损。

  这个建议似乎没有考虑高品质的价值,但事实并非如此。大多数客户要求的就是品质。你可能花费数千美元制造全世界最好的钢笔,但是,如果客户要的只是用完即丢的好写的圆珠笔,你就浪费了时间与资源。你的客户也许不希望你在一个计划的某一部分在太多时间,而是希望你做好每个部分。你的经理(也可以是客户)也许只是要你将你的反应直接、随意地写在使条纸上,而不是要你写一篇长篇大论的答案。诀窍就在于,找出什么是客户真正要的东西。这才是最重要的时间管理技巧,也是生存之道。

  五 果断决策

  知道如何、何时应该走为上策或见好就收,都是属于如何“拿定主意”这个较大课题的一部分。犹豫不决可能相当浪费时间。因为有些人一旦面临抉择就拿不定主意。良好的决策过程有其基本架构、优秀的决策者也有其决策条理。有些人将这些流程定义为一种格式,但是,使用就需要练习。

  好的管理课程会利用“做决定”的课题提供参加者培养决策技巧的机会。了解并利用基本决策流程是很重要的。做决定首要步骤是为了解目的。其次是检查其他的可行方方案,然后考虑风险。不论你有些什么花招,这是最基本的程序;缺少这些过程的人只是半瓶以,他们会浪费很多时间。

  学习果决,将决策流程的模式融人时间管理技巧之中。你可以研读一些相关的书籍,或请教优秀的决策者并向他们学习,观察他们如何做决策。以不重要的计划来练习决策,然后评估结果。拿破仑希尔认为一个好方法是“将各种可行方案写下来,针对每一个选择列出优缺点,然后给这些优缺点打分数。通常每一个决定都有其优缺点,好的决策还应该包含了解发展的方向及有哪些优缺点,同时评估他们的重要世。如果你使用这个纸上流程,你会惊讶地发现做决定变得非常容易。因为在此之前,问题似乎很困难。

  有些人说他们是以直觉来作决定,依靠的是感觉与本能。然而,对于成功人士来说,所谓的直觉其实就是源自深厚知识基础的决定。由于他们非常了解某个主题或是具备非常丰富的经验,使得决定成了一种习惯。不必否认直觉和本能,但也不要一直依赖他们。

  六 杜绝懒惰

  善用时间就是善用自己的生命。

  善用时间就是善用自己的生命。许多人很难使自己的每一天都朝着正确方向前进。有些人的问题是积极性不高,有些人的问题是对自己要求不严,另外一些人的问题仅仅是一种积习。这种积习使他们躺下而不是向前进。还有一些人对自己应做什么,什么时候去做不甚了了。

  如果你有懒惰的问题,下面几个建议可以助你成功:

  1、使用日程安排簿。

  如果你对何时应做何事心中无数,这个工具有助于你把所有资料很有条理地记录在一个地方。“富兰克林计划博”、“每日安排簿”和“日程簿”都是极好的工具。

  2、在家居之外的地方工作。

  如果你不容易调动自己的积极性,或许你需要换个环境了。许多人在家里养成了一套习惯,怎么也摆脱不了。另外一些人,家里使他分心的东西多——电话铃、门铃、家人邻居于扰、电视机、录音机、家务活等等。离开家你或者能专心工作。这也许是你为了能开展工作唯一要做的自我约束。

  3、及早开始。

  有时你会突然意识到因为太迟开始而无法完成当天想做的事。这是最令人失望的。许多人在意识到时间不够而无法做他计划中的事时,干脆把整天一笔勾销,什么都不干。解决办法是养成及早开始的习用。

  七 不要时断时续

  拿破仑希尔认为,时断时续是造成公司职员浪费时间最多的方式。这种方式之所以消耗掉那么多时间,不仅是停顿下来本身费时,而且重新工作时,这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力,才能在停顿的地方接下去干(一下子就能找出中断的地方,立刻接上原来的思路的人是不多的)。

  下面是避免或尽量减少停顿的几种方法:

  (一)雇一名效率高的秘书。

  防止干活时被人打断最佳方法是在你自己和经常打断你的工作的人之间安置一个人,如果你能控制别人在什么时候来找你,你就不用把时间浪费在重新集中精力上。但如果你这样做,也一定要留出一些时间,让你的同事能在这段时间内随时找你,以免他们觉得受排斥而心怀不满。

  (二)学会在大段时间内工作。

  如果你手头的工作需要高度集中精神,你要学会在长达4-6小时的大段时间内工作。其原因与防止别人打断相同。因为这样你不必把时间耗费在重新集中精神上。另外当你在大段时间内工作时,你会发现自己劲头越来越大,能在短时间内完成较多的工作。要有那么长的一留时间归自己使用,你必须作些具体的安排。时间不会自己走来的。你甚至要找个僻静的地方,以便干活时不受别人于优。

  (三)办公室的设计应能避免干扰。

  如果你对自己的办公室设计有发言权,你要把它设计成允许来访者进人时他们才能进人的格局。例如,不能让别人走过你办公室时能透过门窗见到你,有事没事跟你聊天。可能的话,把办公室安排在恰当的位置,以使你在外出成上厕所时看不见其他人。这样做的原因是,如果你看见别人,你总要表示友好亲切。当你约见客人迟到,或者想回家跟配偶、孩子呆一会儿时你不希望再跟什么人寒暄而拖延30分钟。

  (四)改变用电话的方式。

  许多人成了电话的奴隶,而不是把电话作为有用工具来使用。避兔方法之一,是电话不应直接接人你的办公室(这样做的原因跟你不允许在干活时不值被打断一样)。此外,一天当中划出一段时间来专门用于接电话。记住电话是为方便你自己而设的,不应该颠倒过来。

  (五)学会清旱起来工作。

  效率专家们发现清晨工作时较少受干扰的打断。如果你能安排自己在清早工作,你会发现你那一天干劲特别足,能用于工作的时间也延长了。

  八 不要一个人包打天下

  提高效率的最大潜力,莫过于其他人的协助。然而许多人就试图一个人包打天下。解决办法是把工作委托给别人,授权他们去干。要委托别人,你就必须知人善任,清楚各人的长处和短处,把每个人分派到他(她)最能发挥水准的岗位上。授权给别人,同时也要给他们完成任务所需要的条件。你把工作委托给其他人,授权他们去干好,这样每个人都是赢家。

  九 偶发延误或是时间机会

  你有多少次发现自己在意外的延误中无事可做?在这种情况下,你别无它祛,只能等待。这是最令人心烦,最浪费时间的情况。要避免这种情况出现,唯一的办法是预先安排工作,外出旅行时带着活去干。这样,就不会因为航班偶然出现个把钟头的延误而发火。相反,可以打开公文包干起话采。拿破仓希尔每次旅行都带一大堆活——即使有10次8 次延误也干得完。他是不愿意受阻时两手空空的。在乘坐币内交通工具时,也要带着活。11岁时,拿破仑希尔就养成了身上随时带一本书的习惯。这样,即使遇上交通阻塞,也不会浪费时间。有了自己的事业后,拿破它希尔也时常用汽车上的录音机。汽车上总有几十盒录音带,一边开车,一边听。汽车上还有一个电话和一个微型录音机,开车回家的路上拿破仑希尔还能接电话,或口授信件,或把一个忽然闪现的主意用录音机录下来,以免忘了。事前有准备,好好利用偶发的延误,这样你能把本来会失去的时间转化为有用的时同。正如亨利福特说的:“大多数人是在别人浪费掉的时间里取得成就的。”

  十 善用与滥用会议

  一家大公司的经理经常抱怨:“我一整天都在开会,我必须早到晚退,或是在周末时加班,才能做完每天固定的工作。另外还要研究大家在这些开不完的会中想出来的主意。”我们不需要说出这些抱怨者的名字,因为这是许多机构中的陈腔滥调。

  会议主要的潜在的功能如下:

  1、沟通。

  为了宣布提高股利或任命新的董事而召集一群人。

  2.解决问题。

  为了寻求问题的解答,一群人共用脑力。

  3、危机管理与灾害控制。

  一群人聚集处理正在散布并可能造成冲突的谣言。

  4、显示地位。

  开会是一种仪式,总经理坐在总经理的位置上,董事则坐在最前面的位置,借以强调这些人是与众不同的。

  5、友情赞助。

  一群人集会表扬一位成员的得奖表现。

  由于会议的多重功能,我们不能随便说:“不要开会,以公文传阅就行了!”因为召集会议的人也许打算做沟通已久的事情。参加会议也不一定与工作无关。对很多职业来说,开会就是工作;如果你的个性不适合这种形式的活动,你应该考虑其他行业或是相同行业中其他性质的工作。

  如果你负责召开会议,以下是一些可遵循的原则:如果你的目的是沟通信息,你不需要开会,除菲迫切需要众人提出问题并解答,否则通知书或电子邮件会更有效。开会的好处是你知道公布信息时,有什么人在场,而且你可以当场评估语言和非语言性的反应。如果会议的主要目的是解决问题,你可以在开会之前先利用通知或电子邮件宣布讨论的议题大纲并提供背景资料,让出席者可以开始思考解决方案,还可以请出席会议者准备相关的资料。面对面开会提供了意外惊喜的机会,出席会议者也许要等听了其他人的意见后才会想到解决的方法。

  解决问题的新发展方向是一种称为群组的电脑科技:与会者在开会前或开会当时将他们的答案与反应输人电脑,可以当场看到其他与会者的意见,同时快速地解读行信这些反应。因为意见不必记名,所以集体传输可以使比较不积极,层级较低成员的意见得以被注意、被评估。

  如果有危机发生时,要召集所有重要人员开会,否则至少应以电话或电子邮件联络他们。他们会希望表达他们的意见,假如你不给他们机会,他们会责怪你。抱怨开太多会的人也就是这些批评从不开会的人,他们会抱怨领导人独裁,不让他们参与决定。

  领导人需要强调和保持地位的仪式。假如你是策划会议者,这种仪式是强调组织结构的一种方式:但是不要做得太过分。为了加强领导地位设计的会议,如果出席率太低,还是不开为妙。

  如果你能使会议生动有趣,达成其他的目的也就容易多了。准时天会,不要以等候迟到的人来惩罚准时到达的人。有一些例外的情况,譬如等待计划的灵魂人物出席,等待迟到的演讲人。但是毫无疑问地,这些都是例外。首先以轻松简单的议题开始,然后渐入困难、耗费时间的议题。不要离题,可印制会议议程。注意时间与进度。在紧张、拘束、紧凑与轻松、自由、浪费时间之间求取平衡并不容易。将严肃与轻松的议题放在一起通常比较受欢迎,因为笑话或幽默的故事,即使说得不高明,也可以缓和紧张或沉闷的气氛。

  会议完毕立刻结束。这一点对例行性的会议,如每周的业务会议尤其适用。所有议题都已经讨论完毕后即应解散会议,让想留下来聊天的人留下来,而需要离开的人可以离开。多多练习。主持好一个会说是科学也是艺术,只有经过长久的磨练,累积了反应良好的经验后,才能掌握如何带动会议的窍门。许多这方面的大师,他们的技巧是在大专院校、社团中锻炼出来的,假如你的学校生涯早已是往事只能追忆,你还是可以在义工、社区,或宗教组织中磨练你的技巧。

  希望大家能告诫您身边的每一个女孩儿,让她们明白身体是自己的,婚前性开放的后果,最终受伤害的都是女孩子------真正的男人,应该为自己的一切行为负责!

  十一 粗心大意的人要培养求生技巧

  我们每夭有数百万小时的工作时间都流失在找东西上面:经理找乱放的报告、信件;研究者找乱放的书本、论文、引述;行政人员找乱放的收据、发票。即使这是一种通病,大家却很少想办法帮助粗心大意的人,时间管理的书籍也用少谈论如何应付这种弊端。幸运的是,许多粗心大意的人对社会的贡献非凡。但是,他们经常重蹈覆辙,花费几个小时找文件,宝贵的时间都浪费在唱回想曲上,沿路问每一个人:有没有看到报告?我的书?我的眼镜?我的钥匙?我的文件?这种伴随这些小插曲而来的情绪压力,可能小至轻微的坐立不安,大到紧张导致休克。时间专家尤金在这方面就有深刻体会:“有一阵子,我的生活曾经突然暂时中止,煎熬了数小时——我找不到我的约会记录簿。对于不必依赖约会过日子的人,这个问题似乎不大,但是对我而言,这简直是惨剧。当时,不能作计划、不能接受邀请、没有办法做任何有建设性的事,我整个人忐忑不安。有人来电请我去他们的机构发表政策方针演说,我非常想去,但是我不知道是否有空。我连明天旱上9点钟要做什么都不知道,更别提两个月以后的9点钟要做什么了。

  我回想以前做过的事打电话给每一个人描述那个薄子,拜托他们如果有人找到的话打电话给我。我猜想所有可能会放的地方,然后每个地方都找了好几次,即使是根本不可能放的地方也找过了。在疯狂地寻找、打电话之后,我终于认命了,心想也许有人找到后会打电话给我。因为心力交瘁,我决定小睡一下,顺便等电话响。电话快响吧!老天爷,求求你让它响吧!趴了几分钟后,我决心第4次去我的车子里找找。老天保佑,我终于在车门和前座的夹缝处找到了那本簿子。”生活终于又恢复正轨。尤金决定当天立刻采取行动防患未然。于是拟定了一个粗心大意者的求生技巧,以下是计划的主要特色:

  1、物尽其所,物归原处。

  找一个置放眼镜、笔、钥匙、约会记录簿的地方,约束自己每天必须把它们放回原处;合理地安排档案、书籍、报告,然后确实物归原处;固定将东西放在衣服的同一个口袋里,例如,皮夹在一个口袋,眼镜则在另一个口袋里。这样一点点的纪律不仅可以避免遗失,也表示你不需要花费脑筋去做一些特定的事情,你靠反射动作就可以顺手拿出皮夹、眼镜或是名片。训练自己不要脱轨,一旦脱轨就利用负面刺激法,做一些使自己痛苦的事情。选择放置物品的地点应该合理明确,不要选择一些难以记忆或难以取用的地方。你甚至可以选择两个放置的地方,比方说眼镜放在床头柜或书桌上。据说林肯在他的律师事务所里有一个档案,标签上写的是:“别的地方找不到,找这里。”

  2、不要藏东西。

  你也许藏得太高明以致于自己都忘记藏在哪里。拿破仑希尔的母亲大半辈子都在为了预防从未出现过的小偷而藏贵重物品,但是找不到的东西实际上就如丢窃的东西一样,丢了。

  3、借助记性好的朋友。

  告诉朋友你的档案、文书夹、书籍等东四放在哪里,但是不要选择一个会因为你的毛病而轻现你或生气的朋友,更不要选择记性不佳的人。记性不佳加上粗心大意,你们两个人都会发疯。

  4、在贵重物品上写上姓名住址、电话号码、并且提供奖赏。

  这一招有时候很管用,假如有人找回你的遗失物,不要吝啬,要诚心诚意地酬谢他。工作文件应该放在写好地址的大信封里,而不是文件夹中,万一你遗忘在飞机上或旅馆里,找回的机会比较大。

  5、细心标示档案与文件央。

  用代号标示的文件夹和档案夹很容易遗失,尤其是当这些档案放在有一长串档案存档的电脑中。

  6、多多益善。

  可能的话,所有文件都准备两份。制作两份相同的档案,给予不同的档案名称,制作两份相同的约会记录簿,一本在电脑里,一本随身携带。只要利用复印机便很容易办这些事情。电脑档案则随时可以复制为不同档名的档案。

  7、三思而后行。

  如果你必须十万火急地离开一个地方,训练自己在离开前先想一想。全世界的机场都有装满了失物的房间,有很多昂贵、无法取代的东西都是被没有三思而后行的人所遗失的。

  8、利用笔记、提示物。

  当你在大型停车场停车时,记下所在位置的行列以及楼层,然后将笔记带着。很多时候,笔记或一些提示物可以唤起记忆。有时候你并不需要写下来,可以将提醒的话录在语音邮件或答录机上。汽车电话尤其有用,同以录下开车的可能会忘记的灵感。

  十二 不要拖拖拉拉

  有个朋友向一位做用拖拉的人一天的活是怎么干完的。这个人说“那很简单,我把它当作昨天的活。”

  拉沓岂止是昨天的活今天在干?《韦氏新世界英语词典》给“拖背”下的定义是:“把(不愉快或成为负担的)事情推迟到将来做;特别是习惯性这样做。”

  如果你是个办事拖拉的人,你大概在浪费大量的宝贵时间。这种人花许多时间扭考要做的事,担心这个担心那个,找借口推迟行动,又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里,其实他们本来能完成任务而且应转人下一个工作了。有几个办法可以有效对付拖拉的作风:

  1、确定一项任务是否非做不可。

  有时我们感觉到一项任务不重要,于是做起来拖拖拉拉。如果这项任务真的不重要,就把它取消好了,而不是拖延然后又后悔。有效分配时间的重要一环,是把可有可无的任务取消掉。应该从你的日程表中清除乱糟糟的东西。

  2、把任务委托给其他人。

  有时候,任务是能完成的,但是你不喜欢做。你不愿意或许与你的个性或专长有关。如果你把任务委托给一个更适合做、更乐意做的人,你和他都成了赢家。

  3、弄清楚有什么好处以后行动起来。

  我们往往因为看不到完成一项不愉快任务有什么好处而拖拖拉拉。也就是说,我们做这项任务时付出的代价似乎高于做完之后得到的好处。应付这个问题的最佳办法是从你的目标与理想的角度分析这个任务。如果你有个重大目标,那你就比较容易拿出干劲去完成有助于你达到目标的任务。

  4、养成好习惯。

  许多人的拖沓已经成了习惯。对于这些人,要完成一项任务的一切理由都不足以使他们放弃这个消极的工作模式。如果你有这个毛病,你就要重新训练自己,用好习惯采取代拖沓的坏习惯。每当你发现自己又有拖沓的倾向时,静下心来想一想确定你的行动方向,然后再给自己提一个问题:“我最快能在什么时候完成这个任务?”定出一个最后期限,然后努力遵守。渐渐地,你的工作模式会发生变化。

  第五节 不要让别人浪费你的时间

  当你呆在把猴子当宠物的人身边时,必须小心,你要知道的第一件事就是,他们会想放一只猴子到你背上。

  一 认识并避开时间大盗

  史考特亚当斯画过一本很棒的卡通《迪尔柏特》,卡通描述迪尔柏特努力撰写企管新书的情形。新书其中一章的标题就是时间管理,他的第一个建议是“延后与浪费时间的白痴开会”。一个看起来象白痴的人物站在迪尔帕特后面问:“你怎么做到的?”他回答:“我可以以后再告诉你吗?”

  成功人士会延后与浪费时间的人开会,或是干脆避免与他们开会。斯坦利马库斯有一次告诉我:“我一定会准时,因为我的时间很重要,别人的时间也很重要。如果我发现有人不打算持有同样的态度,我就会想办法另找人打交道。”许多行业中的顶尖人物也都遵循这种原则,美乐达公司最优秀的一位业务员告诉我:“真正好的业务员不会让别人等他们。”遗憾的是,有时候你却会成为别人的时间人质。你可能是个业务代表,坐在一个买主的接待室里,而他却待在办公室里,不在乎你转身离开;假如这个人对你很重要,除了等,你也无计可施。此时,你就可以运用消极的时间管理技巧,例如看书或看你带来的报告,或是打电话,只要电话不会被招待的听到就成。

  如用你需要与权力大于你的人持续往来,你也许可以想办法与他的接待人员商量。(令人惊讶的是许多业务员、经销商等需要通过接待员联络人,但都不曾费心和他们打交道。)拿破仑希尔曾经提起过他如何处理上述问题:“有一段时间,我必须与一位电视台的总经理和一位大学校长共事,他们两个部经常不能准时,而且会让别人等很久。借着认识他们的执行秘书,我可以事先打电话询问他们的时间表,将等候时间缩短至最少;有时,如果会面时间延迟太久,他们的秘书就会在确实可以见面之前的几分钟,打电话给我。”

  你可以采取一些积极方法应付这种情形。有一个业务经理说:“我不会让医生或牙医让我等太久,我会等15分钟,然后告诉挂号人员,医生已经好了吗?我约的时间是3点钟,如果他还有别的事,我要重新安排时间,因为我另外有约会——他们通常都会让我进去。”一个大学的行政人员说,如果她的同事在他们开会时不停地接电话,而制造太多干扰,她就会写一张纸条给他:“我看你很忙,请有空时而叫我。”然后起身离开。

  有时候窃取时间的是你的亲戚或好友,他们不只是约会迟到,简直是抢劫你的时间,怎么办?你可以跟他们摊开来说,如果问题一再重演,等到下一次你们需要约时间时,你可以在你们敲定时间时说:“你想我们可以在4点整碰面吗?(或是更精确的时间,例如准4点10分如何?)我正在处理一些事情和讨划,假如做不完,我的麻烦就大了。”假如说不通,试试史奇勒的主意。史奇勒建议伺机等待对方饿了你所希望的事,假如准时到达后,积极加深他的印象。所谓加深印象也许只是一些出自内心的肯定的话,如:“真感谢你这么准时到。”通常真诚感谢的效果比你预期的还好。

  最后一个防范时间大盗的方式是控制会面的地点。如果你在办公室或家里,当访客没有出现或是迟到时,你还是可以继续做其他的事情。对于突然造访的人,因为不知道他们的情况,一位善用时间的主管会在接待室而不是在他的办公室与他们见面,因为在接待室要中断谈话比在办公室容易的多。

  二 别接烫手的山芋

  如果你珍惜你的时间,当你待在把猴子当宠物的人身边时,必须小心。你要知道的第一件事就是,他们会想放一只猴子到你背上。最好小心一点,照顾猴子可能非常耗费时间。有些猴子是可爱的小动物,但也可能是没规矩、坏脾气、讨厌的东西。

  不要接手任何别人想给你的问题或责任(例如猴子),如果你接受所有找上门的问题,你的生活会变成一场噩梦。许多经理花费几天、几个月,甚至几年的时间处理从他们的当然主人跳到自己背上的猴子。

  避免接手其他人的当然责任是《当1分钟经理碰上猴子》这本书的主张。写的是有关经理花费了所有清醒的时间,企图处理猴子的恐怖故事,就是因为这些经理许可猴子从主人的背上跳到他们背上。他们还对部属每天早上到他的办公室询问问题处理得如何感到惊讶。这正是可笑的相反状况,不是部属被赋予任务,反而是部属委派任务给经理;有时候经理甚至不自觉。

  一位企业总经理,在读过《当1分种经理碰上猴子》之后,将这本书与公司里的几位高级主管分享,猴子这个观念已成了他们企业文化的一须分。职员不会随便拿他们的猴子开玩笑,有时候,职员会跟他们的同事说:“有一只猴子在我背上,我快要受不了了,你可以帮帮忙吗?”他们取笑猴子,但是明白它的原则。

  时间学专家尤金离里斯曼曾咨询了一个通讯公司的总经理。他的问题是,为什么事情总做不完?每当有危机发生时,即使是微不足道的危机,他的职员都找上他,期望他解决所有的问题。当尤金提起猴子原则,他明白了。他发现他们的系统变得非常可笑,他实际上在为那些应该替他做事的人做事,子是他采取措施让职员解决自己的问题。几个礼拜后时间学专家尤金离里斯曼再见到他时,他变得神采奕奕,工作已经又在他的掌握之中了。

  如果猴子正骑在你的背上,时间管理专家建议:记住世上到处都是猴子,只要挑个你真正关心的即可。让别人照顾他们自已的猴子,如果他们自己根本不打算处理,你就不该企图解决别人的问题。只要你确定帮忙结束后他们会自己照顾猴子,偶尔伸出援手并没有什么不好。如果你是经理,指派猴子给机构里能干的人,训练他们处理新责任。一个经理的成功与否,应该以他可以让部属做什么事情来衡量。

  猴子管理专家说:你的时闻永远都不够应付那些争相引起你注意的猴了。如果你让每只猴子都爬到你背上,不但对你不好,对猴子也不好。接手不合适的猴子可能表示合适的猴子会因为缺乏关注而憔悴,但是如果你说服别人照顾自己的猴子,并适时给予应有的关爱与注意,这些猴子可能会变成非常可爱的宠物,并且带来喜悦甚至肯定。《费城询问报》的前执行编辑吉恩罗伯特,正是动用这种管理技巧的佼佼者。罗伯特在报社的18年中,《费城询问报》惊人地获得了17次普利策里奖。当然,罗伯特不可能亲自写所有的文章、拍摄所有的照片,他是通过别人来做的,他最喜欢的技巧之一就是远离部属的猴子。

  罗伯特的同事记得他在跟他们开会时,会长时间精神恍惚似的保持沉默,这有强迫别人说话的效果。一个以前的同事比尔可维奇说:“他有一次告诉我,他所学到最重要的人事管理教训是:‘只要注意听,让属下尽量能说多少就说多少,大部分人都会解决自己的问题,给你个答案’。”

  但是必须注意的是,如果你是经理,你也应该让部属不会害怕把他们的问题告诉你,许多公司就是因为部属不敢让主管知道坏消息而陷人困境。鼓励部属放心地将坏消息说出来,但是一定要附带解决的提议。

  三 懂得说“不”

  当有记者问电现脱口秀超级明星拉里金,什么星他尽力避免最浪费时间的事,他毫不犹豫地回答:“无聊的午餐....跟不喜欢的人一起。”然后又说:“我发现在生命中得到的愈多,不论是职业上或金钱上,你就可以挑选得愈挑剔,我现在已经没有那种非去不可的午餐了。”

  时间管理专家尽量避免浪费时间的会议、约会及社交活动。但是,如果是必须参加的经常性例行活动,他们也许无法逃避。他们会忍受,尽量想办法改善,而且只要他们可以不参加就尽可能请人代替。假如朋友请你接手一个计划,但是你已经负荷过多,或是你对计划并不感兴趣,许多优秀的时间管理专家会有如下的反应:“抱歉,我现在没有办法帮你。”

  拿破仑希尔曾对此列举一封信,一封最好的婉拒信。这封最好的婉拒信是亚洲出版社的编辑写给一位雄心壮志的作家:我们满怀欣喜的拜读了你的大作。但是,如果我们出版你的书,我们就再也没有办法出版任何水准较低的书了。而且,我们很难想象在未来的千百年内,我们会再看到足可媲美的书。致上我们至深的歉意,我们不得不退还你非比寻常的大作,而且请你千万千万宽恕我们的肤浅与胆怯。有时候,你也许必须对你的主管说不,该怎么说呢?你必须非常小心,记住一个好的经理希望知道你什么时候不能完成他要求你做的事情。一个有效的技巧是表达你对于必须搁置他们的要求事项感到忧虑,你应该以轻重缓急的方式来措辞,利用下面的说法:“我正在写一份我们讨论过的报告,我也很想去参加那个会议,你觉得哪一个比较好?”

  四 扩充自己提醒时间的词汇

  在录像现场和录音间里,有两种非常有名的用来提醒时间快要结束的手势:一种是场务用手按顺时钟的方向划大圈圈,意思是赶快:另一种则是切割喉咙的手势,表示“卡!立刻停止,时间已经到了。”

  日常生活中,你经常需要暗示跟你谈话的人你有多少时间,有些人一点也不怕说:“我要走了,再见。”然后就去掉或是起身离开。沃勒正是这样的人。有一次拿破仑希尔必须在假期的前一天见他,沃勒在谈话一开始就告诉拿破仑希尔,他非常忙,但他会给拿破仑希尔5分钟的时间。拿破仑希尔尽快述说意见,但还是超过了几秒钟,当希尔暂停准备说下一句时,沃勒插嘴:“你的5分钟到了,博士,我敬爱你,但是我得走了,圣诞快乐。”然后,他从椅子上站起来,走向办公桌,开始埋首在他的文件里,会谈就结束了。我们都碰到过必须尽快到其他地方去的信况,然而,似乎没有办法能从正在进行的谈话中脱身而退,而不会冒犯正在说话的人。同时,当我们在等对方说到一个段落时,五脏六腑都在翻搅。突然结束对话的变通方法是学习利用时间暗示。如此一来,你比较掌握时间,而且还会得到大部分与你往来的人尊敬和感激。让别人知逍你的希望是什么,如果你要让对方知道你结束谈话的时间就是6点30分,你可以说:“我想我们不可以晚一分钟离开,因为6点30分以后交通状况就差了。”然后,让他们知道你到时候就会离开。

  假如精确并不是很重要,可以用“左右”这两个妙字。例如“宴会在7点左右开始。”如果在你社交圈里的人不用“左右”,可以说:“大概7点。”我知道有一位主管将约会时间都安排在如10点5分、4点35或2点4O分,而不是整点,也就是暗示约会时间必须准时。

  当你确认一个约会时,你可以利用时间暗示。例如:“嗨,我是汤姆,我今天很忙很忙,我只是要确定看看有没有什么问题。”给予“我今天很忙很忙”这样的暗示,可能非常有效。确认约会的目的是要肯定要见的人确实会来,而且暗示这个人,时间对你很重要。

  总是有一些人看不憧暗示。对他们来说,除了直截了当的结束外,没有什么其他有效的方法。美国电视网的老板凯柯波洛维兹对她的员工采取直截了当的政策,然而当她觉得会议应该结束时,她会转身开始看桌子后面档案架上的文件。她说:“我尽量在转身结束谈话时,不要太失礼,但却难免会失礼。你不得不这么做,而且有时候你必须把椅子往后推,站起来送对方到门口,我发现这样做反而很省时间。”

  学习如何利用一些简单的暗示,多多少少可以省下几分钟。好好应用一些有效的剧本,不但可减轻你的压力,还可以加强你的社交技巧与彬彬有礼的形象。以下就是一些最有效的方式。

  (一)时间限制暗示

  这个信息应该在交谈一开始就传递出来。沃勒在前面描述过的会谈中,使用过变通的方式。这种暗示听起来就像是这样:“你刚好在会议的空档时间透到我,所以我只有大概4到5分钟可以利用。”假如你愿意的活,可以再加上:“我很想跟你谈一谈,假如你愿意,我们可以现在开始,如果我们这次没办法讲完,我们可以重新安排一个不会这么匆忙的时间,这样好吗?”

  有些时间成功人士控制时间的方式是在会谈一开始就说:“我现在先告诉你,我必须在4点钟的时候打一个很重要的电话。”重点是要一开始就宣布,而不是在3点55分时才说。研讨会主持人比尔约翰逊的电话开场白常是这样:“嗨,艾德,我是比尔,你现在有时间听我说几个简单的间题吗?”约翰逊认为这个方法很亲切,而且传这了你不是要聊天的信息。如果约翰逊觉得电话讲太久了,有时候他会打断自己而插人一些打算结束的话,就像:“抱歉!玛莎,我刚刚注意到现在的时间,还有什么事情我们没谈到吗?”

  这种时间限制暗示有三种目的:

  1、告诉对方他们对你很重要,你非常想花点时间跟他们在一起,听听他们有什么话要说。

  2、提供对方一个界限,他们可以事先知道你给他们多少时间。

  3、迫使对方切人主题,而不要浪费时间在不相关的细节上。有时侯,有些人无法在当时你所能给他们的时间内合适地讨论一个话题。假如是这样的活,另外约定一个时间。有些人绝对没办法在他们觉得匆促的楷况下透露重要信息。

  (二)肢体暗示

  你可以开始收文件,好象正准备离开办公室一样;还可以在椅子上将身体往前倾,或将文件放在一起,就象你要离开一样。最明显的肢体语言就是站起来。

  (三)停顿与沉默

  持续拉长两次回答之间的沉默的时间。

  (四)加速暗示

  “下面是一个你可以在交谈时运用的方法,特别是在通电话时:我知道你正在忙,但是我有一个简单的问题。”说对方很忙是一种说“我很忙”的礼貌方式,目的是使交谈的脚步加快。另一个说法是:“金,在我去开会之前,我必须问你....”或是:“在我们挂电话前,我想要弄清楚一点。”或是:“金,我应该去开一个5分钟前已经开始的会议。但是,我不想谈得太匆忙,我什么时候可以再打给你?”

  (五)串通好的于抚

  有些主管会请他们的助理在一定时间之后进来打扰,助理会轻声地说下一个约会时间已经到了,或是提醒主管他们必须马上去参加下一个会议。

  (六)找东西

  有的成功人士会全神贯注地注意对方一段时间。但过了一定的时间之后,他们会开始找桌上或办公室其他地方的东西,似乎有一点分心,甚至有一点过意不去。访客得到这样不太模糊的信息,了解他们即将受到注意程度是多少后,就会结束会谈。

  (七)道具

  大学书籍出版社的代表卡伦谢泼德,在她的皮包里放了一个定时器,每过10分钟就会响起采,然后,她会说她必须去赶下一个约会或打个电话;如果她觉得谈话需要继续,她就会关掉定时器。

  (八)结语

  有些人不知道知何结束谈话,他们会说好几次再见,而且每一次都说得有点困难。结束谈话的方式应该快速而且有礼貌,结束方式“好了,A先生,我会再跟你联络。多谢了。”然后你就可以离开。

  你必须知道如何脱身的场所是譬如酒会、宴会这样可以自由走动的场合。你也许不希望一直跟一个人说话,怎么办?擅长社交的人会诚恳地招呼你,在他们跟你在一起的时间中,他们会集中往意力在你身上。然后,他们会说一些话象:“很高兴跟你聊天,不过,我必须在其他人离开前跟他们谈一谈。”另一种说法是:“我最好绕一圈,招呼每个人。”或是:“我们等一下再谈好吗?我必须在其他人离开前跟他门说说话。”然后微笑地离开。

  五 象政治家一样处理时间

  古希腊哲学家亚里士多德曾说过,人是政治动物。别以为政治只是某种发生在市政府,国会或华盛顿首府的事情。如果有人称你政治家,他们多半不是在称赞你,在个字带有欺骗、虚情假意和黑箱作业的味道。然而,政治的基本观念应该是管理众人之事,从某方面来说,政治是人类工程学。

  有些人认为他们不需要学习政治和行销的技巧,他们只管做好工作,生产良好的产品,肯定与报国自然而然就会跟随而来。通常,增况并菲如此。擅长做你份内的事是不够的,任何工作计划都有它的政治面,忽视这一面,计划就会进行级慢甚至夭折。

  即使你不认为日己是个政治家,你也必须和政治家打交道。所以,知道他们想些什么、如何决定优先顺厅是很有用的。一个老练的政治家怎样决定按什么电话,见什么人,答案是:权势。当政治家面对成堆等待回答的电话留言时,问题不是:“哪一个最先打进来?”政治家会问:“这些电话留言里,谁的权势最大?谁可以帮助我?谁会对我不利?”市长、参议员、高级政府官员每天收到的信件和电话成百上千,假如他们亲自回复每一件,他们所能做的就只是通电话和写信了。所以,这些工作大部分都是委派他人去做。但是,即使是委派的信息也是以相同的原则来处理:“谁最有权势?谁可以帮忙?谁会造成伤害?”甚至连远离选举政治的个人也必须对这些考虑保持敏感。有记者问过前任全国青少年棒球联盟的总裁,现任亚伯可克地区长老会医疗服务中心人力资源总经理的玛丽布尔,她会先回什么样的电话。她说:“董事和捐款者的电话。”对像她这种职位的人来说,这样的顺序是显而易见的:董事负责雇用、开除、升迁;而如果让捐款者高兴的话,她的日子会很好过。如果你知道这就是主管级人员处理竞相需求他们时间的事情的方式时,你就明白为什么他们不立刻回你的电话(如果有回的话)。如果你联络他们有困难,多半是因为你要接洽的人,或是他的接待员不认为你有帮助或不利于他。所有的电话和信件都不应该一视同仁,当然你应该给予可以帮助你和不利于你的人最优先的待遇。想要生存下去的人,必须确定收到重要的信息及听到重要人士的谈话。但是,这个技巧有一个危险的缺点。假如助理被告知只接通机威人士的电话,他们也许会因为不认识全部的权威人士,而将他们意外地当成无名小卒。此外,当在高位的人只听权威人土的话时,他们就错失了小人物可以给他们的重要信息。最先打进来?”政治家会问:“这些电话留言里,谁的权势最大?谁可以帮助我?谁会对我不利?”市长、参议员、高级政府官员每天收到的信件和电话成百上千,假如他们亲自回复每一件,他们所能做的就只是通电话和写信了。所以,这些工作大部分都是委派他人去做。但是,即使是委派的信息也是以相同的原则来处理:“谁最有权势?谁可以帮忙?谁会造成伤害?”

  甚至连远离选举政治的个人也必须对这些考虑保持敏感。有记者问过前任全国青少年棒球联盟的总裁,现任亚伯可克地区长老会医疗服务中心人力资源总经理的玛丽布尔,她会先回什么样的电话。她说:“董事和捐款者的电话。”对像她这种职位的人来说,这样的顺序是显而易见的:董事负责雇用、开除、升迁;而如果让捐款者高兴的话,她的日子会很好过。如果你知道这就是主管级人员处理竞相需求他们时间的事情的方式时,你就明白为什么他们不立刻回你的电话(如果有回的话)。如果你联络他们有困难,多半是因为你要接洽的人,或是他的接待员不认为你有帮助或不利于他。

  所有的电话和信件都不应该一视同仁,当然你应该给予可以帮助你和不利于你的人最优先的待遇。想要生存下去的人,必须确定收到重要的信息及听到重要人士的谈话。但是,这个技巧有一个危险的缺点。假如助理被告知只接通机威人士的电话,他们也许会因为不认识全部的权威人士,而将他们意外地当成无名小卒。此外,当在高位的人只听权威人土的话时,他们就错失了小人物可以给他们的重要信息。

  第六节 找出隐藏的时间

  每天读一点没有人读的东西;每天想一些没有人想的事情;意见若总是一致对心智无益。

  一 善用等候与空档的时间

  善用等候的时间就象是去看医生时带一本书,如此一来,你就不必看他们的杂志或其他无益的东西。不管在什么地方,每次拿破仑希尔必须排队等候时,他总会尽量带些东西去看。他非常小心善用空档时间,即使在开车时也带着技术报告和商业杂志,以便可在等红灯或塞车时看几行字。一位叫安妮索恩的总裁助理也是如此,她在车里放了一把拆信刀,每次开车时都带着一叠信件、利用等红灯时看信。安妮说,反正百分之十五都是垃圾信件,而且在她到达办公室前,信件已经节选完毕,所以一到办公室她就把垃圾信件全都丢掉。

  琳达迈尔斯自己开了一家顾问公司,一年接下约130个案子,她每年旅行各地,有很多时间是在飞机上度过的。迈尔斯相信和客户维持良好关系是很重要的,所以她常利用飞机上的时间写短签给他们。她说:“我已经无法自拔了,这样做有佝不可呢?”最近,一位同机的旅客在等侯提领行李时和她攀谈,他说:“我在飞机上对意到你,在2小时48分钟里,你一直在写短签,我敢说你的老板一定以你为荣。”迈尔斯问答:“找就是老板。”

  不管你多么有效率,总里有人会让你等待:你可能错过公车、地铁、飞机,碰上出其不意的中途休息;你也许已经尽可能地小心划每一件事,但是你可能意外地被困在机场,平白多了3个小时可利用。而所有成功人土在这种情况下所做的事是:“我带本书;我写东西;我修改报告;我检查我的语自邮件、打电话、我用录音机口述信件。”

  二 比赛节省时间

  马克麦科马克以一种比赛的心情处理许多情况,尽量找出可以减少浪费时间的捷径;他知道哪些餐厅的动作较快;哪些大楼中的哪些电梯最快;哪些航空公司准时、哪些地方处理行李最有效率;走哪几条路和巷道最快。凯西桑德斯在乔治亚企业环境公司上班,这是一家相当成功的办公室用具公司。凯西的决窍是:“我进办公室第一件事就是看收件箱,并将所有文件依重要性、难易度分类,在心里规定每一件事情完成的时间,然后自己跟时间比赛,尽量在仅有的时间内完成每一件事。通常,我能做得比预期的还多。”运动员也是用这个方法:优秀的运动员不仅与他人竞争,还要跟自己竞争,尽力超越自己的记录与改善平时的表现。

  将时间管理当作比赛的优点如下:

  1、使平淡的工作变得有趣。

  即使是最刺激的工作也有些平凡、食之无味的相关琐事要做。

  2、跟自己比赛可以激发一种心理学上所谓“满溢状态”的行为。

  这种行为是一种潜意识的改变,在这种状态下时间似乎是静止的,而成果与成就则特别大。

  3、你的工作质量可能因而改善。

  我们的目标应该是做得更快、更好。优秀的跨栏选手不仅希望百米跑得快,而且不希望碰倒栅栏。个人、小团体,甚至整个部门都再欢竞赛性的话动,例如,比赛零缺点能维持多久、整个单位能创造多少业绩,藉此促进合作与斗志。生产纺织品与化学制品的米利肯公司就是利用这个技巧而获得“表坎波得吉”全国品质奖。米利肯的“记分”规模相当大,所谓的记分就是评估现状。米利肯公司相信“记分”是进步的关键,他们最喜欢的一句话就是:“如果你不算分数,那么你只是在练习。”米利肯人也认为要让同事知道分数,所以工厂里到处都是记分板,他们相信如此可以创造斗志、热诚、趣味、自尊;提供视觉刺激、新观念、良好的沟通、成就感以及归属感。

  时间管理技巧是一种既可独乐也可众乐的比赛,每个人都是赢家。根本不肯参与的人,才是真正的输家。

  三 善用通勤时间或最好不要通勤

  假如你在机场工作,你应该不会为了要离工作地点近些而想住在跑道终点吧;又假如你的工厂座落在治安恶化、犯罪率高的地区,你也不会想住在附近。然而,即使每天单程通勤只要30分钟,几年下来的总数也林当惊人。假如你从未计算过总数,也许你会对这个结果大吃一惊:结果你一周上班5天,每天单程30分钟,50个星期总共花在通勤的时间是250小时,等于每年花上超过6个星期,每天8小时的工作日。整整6个星期!如果每天单程通勤时间一小时,你每年花在路上的时间则超出3个月,每天8小时的工作日。假如你的年新是50,000美元,通勤30分钟就等于每年在车上花掉了6,250美元;通勤一小时的话,则是12,250美元,这还不包括其余花在汽油、酒胎等的时间和费用。

  住在市区外围房价较低廉,看起来似乎很划算,但可能未必如此。假如你纯粹是为了经济上的理由这么做,你应该算算花费的时间和金钱。若你选择住在远离工作地点的地方,也许是因为喜欢那里的生活形态,你讨厌拥挤,或是希望每天能在不同的环境里变换生活步调。但是你如果希望有更适宜的生活,最好慎重考虑找一个离工作地点近而且生活形态也合作胃口的地方。

  你也许坐公车或火车通勤。很多人都说他们喜欢通勤的时间:有些人认识每天同车的人,喜欢和他们聊天;有些人则说这段不受打扰的时间是看书、写东西、为作报告整理思绪、口述录音或独自思考的良机,但前提是:开车的是别人。大多数城市的塞车情况愈演愈烈、不见好转,而许多工作地点距离大众运输系统也很远,因此美国有些公司开始在郊区设立卫星联络中心员,员工可以选择“电讯通勤”。员工在卫星办公室里,仍旧可以与公司文化做面对面的接触,不至于脱节。员工不需要每天使卫星办公室用,这只是提供他们长途跋涉到办公室的另一种选择。

  目前美国有300万个上班族经常利用这种方式上班,大部分的人都是一个星期一或两大。到2000年,这个数字将会增加至1100万,假如发生石油危机的话,这个数字甚至会更高。如果你每天必须开车长途通勤的话,这些时间不必全部都浪费掉,这是你独自思考的好时间:你可以在干扰最小的情况下做计划;可以利用行动电话做联络工作;如果有先进的语音邮件系统,你可以口述信件;当然,你可以在车上用口述录音系统;还可以听教学性和启发性的录音带。然而,对大多数通勤者而言,长途开车多半是一种浪费时间,而且有时间压力很大的经验,因此应该慎重考虑省去通勤时间或善用这段时间。

  四 创造时间区

  拿破仑希尔建议经理将工作组织起来,使他们的时间可以分段或分区。这些时间区段是经理完全不受打扰,专心工作的时间。相对于创造时间区的另一个选择是“大杂烩”,就象电脑花了太多的时间在程序与程序之间的来回奔波,结果却一事无成一样。

  听从这个建议并不容易,对多数人而言,干扰就是一种生活方式。某些职业的员工甚至是沐浴在电话和旁人的打扰中,这其实是一种错误的方式。电视现场转播的制作人,或生意兴隆的餐馆经理,必须在短短几个小时间内作上百个决定,但是只要有创意再加上自制,即使是这些专业人士也能在节目开播前或客户上门前创造时间区。

  以下是创造时间区的几个建议:

  1、早到或迟退。

  很多高级主管会提早进办公室,是因为他们知道电话还不会开始响个不停、其他人也还没到,这正是凯柯波洛维兹的技巧。此外,他们也会延长工作时间。因为朝九晚五的员工已经下班,而且在公司下班后也不会有电话进来。(假如你希望过均衡的生活,除非偶尔为之,否则尽量避免早到迟退。)

  2、远离工作。

  有些很有成就的人每个星期会留在家里一天或两个半天,目的就是创造时间区。显然你需要有一个能容许你这么做的老板,或者你是自己就是老板。

  3、在空档时间中创造时间区。

  艾莫礼大学医学院临床研究中心的董事达拉斯霍尔博士在往来三个办公室之间发现了他的时间区。他的一个办公室在校区内,一个在葛莱狄医院,另一个则是在附近的狄克市。“原先我以为有三个办公室真是没有效率,可是让我惊喜的是,我发现我在三个办公室做的事比在一个办公室还多。”霍尔认为有另一个办公室是一扇很好逃生门:“我开车往来办公室之间所花的15分钟,是一天之中最棒的思考及整理思绪的时间。”

  很多经常旅行的人在飞机上找到他们的时间区。《菁华》的编辑苏珊泰勒告诉我:“我非常喜欢坐飞机,那是完成工作最好的时间。”正如前面所说,对大多数人而言几乎完全损失的通勤时间,其实可以转化为宝贵的时间区。

  4、为重要的一对一会谈创造时间区。

  假如有一个约会非常重要,请在约会前先告诉你的助理或秘书,除非有紧急事件或是非尽快处理不可的事情发生,否则你不希望被打扰。全美医院发展协会的前任主席,现任费尔基金的总裁约翰奥尔森运用这个技巧已行之数年,他称这种与部属之间的会谈为“固定时间会谈”。奥尔森形容地的处理方式:“今天早上10点左右有一位职员来找我谈,我们都希望能腾出充实的时间。从他找我会谈的动机来看,他可以有三十到四十五分钟属于他的时间。这种固定时间会谈让职员知道他们的重要性,没有任何事情可以中断这段时间,没有电话、没有干扰,同时也是做一些费神事情的好机会。在这段时间内如果有电话打进来怎么办?奥尔森也是以时间区来处理。奥尔森只有在非固定时间会谈或是在做些较不重要的事情时才接电话,他选在两个时间区回复电话:一个在早上,另一个在下班前。奥尔森的结论:“我尽力创造不受干扰的时间区,尽量在两到三个小时的时间区里工作。”

  五 逆势操作

  什么是逆势操作?在华尔街,逆势操作者就是当多数人都在买股票时卖股票,而大多数人都在卖股票时买股票的人;如果每个人都在观望,逆绔操作者则疯狂地大买大卖。日常生活中有很多运用逆势操作原则的方式。拿破仑希尔建议大家“远离高峰时刻,以避免一窝蜂。”

  将逆势操作原则运用在时间管理上,意味着当别人没有在做某事时,你就去做,这样可以省下许多等待的时间。逆势操作者会在没有人排队的时候去兑现支票、采购、所以他们不会在礼拜五下午支兑现支票,也不会在礼拜五下午上超级市场,而会选在晚上11点或早上6点逛逛24小时开放的超市。逆势操作者退房的时间与其他人退房的时间不同,或是他们会选择旅馆自动退房的方式;如果你可以在人潮多起来之前就退房,你就不应该在早上9点、10点时去排长队。在办公室里,逆势操作者则会在大多数职员外出午餐时,使用电脑印表机或复印机。

  逆势操作甚至不会想在过节期间买礼品。时间管理专家尤金不会在过节的时候购买礼品,他都是看到喜欢的礼物就买。假如他真的很喜欢那样礼物,即使不知道最后会将它送给谁,他也会先买下来,而且相信有一天也会有人喜欢它。他把买回来的礼物放在一个大箱子里,并给箱子取名叫藏宝箱。每当有人过生日或过节时,尤金就去找藏宝箱,通常都能找到可以当礼物的好东西。因此不必特别放下手边的工作,为了出去买不见得很喜欢而且可能还要花大钱的东西。

  逆势操作者会在人潮涌入饭店前外出吃饭,还会避免不接受订位或订位效率不佳的餐厅;他们会在餐厅的人较少,侍者和厨师比较轻松,厨房里的食物最好、最新鲜的时候提早吃午餐或晚餐。逆势操作者甚至可以因为这个策略而省钱,因为有些餐厅提供早用餐者优惠价格。

  逆势操作尽量将飞机班次安排在非高峰时段,如此一来,可以避免因飞机在跑道上等候起飞,或在天空盘旋等候降落而很费时间。一般情况下,旅行社的24小时售票服务在深夜,通常是半夜时,订位服务的速度特别快。逆势操作者也尽量在非高峰时刻开车,假如其他人都是在7点30分到9点中间上班,他们会希望在7点赶快进办公室;或者他们会迟到晚走,享有与许多早到者相同的益处。一位成功人士说,他喜欢在深夜或清晨时开车旅行,他解释:“卡车司机部尽量这么做,因为那个时候路上没有车。”

  逆势操作者喜欢弹性上班的主意。许多公司将员工上班时间错开,虽然办公室上班的时间延长了,但是没有人会从早待到晚,只有部分工作时间重叠;如此不仅有益公司,也有益个人。一位学员写道:“我提早30到60分钟上班,而且第一个小时不接任何电话,先过滤我的工作计划表,然后在电话和突发事件开始前,找出一项我可以做完的工作。”如果原先没有弹性上班这回事,逆势操作者也会发明出来。

  六 五点钟俱乐部

  拿破仑希尔说,我宁愿只睡5小时,早上5点或5点30分起床,以好好把握我的时间;也不愿睡得太晚,然后整天被时间控制。玛丽凯是5点钟俱乐部的人。那么,什么是五点钟俱乐部呢?当谈到公司里的女职员如何把她们工作做完的一个题外话时,她提起了这个俱乐部。

  玛丽凯公司中的很多业务员都是有孩子的妇女,她们每天例行的工作包括煮早餐、准备午餐及带孩子上学。每天面对这些家务事的她们如何做好销售的工作?玛丽凯说:“5点钟俱乐部——每天早上5点是一天的开始。”要赶在太阳起前爬起来的确需要相当的毅力,但好处颇多。早上没有干扰、气氛安祥,宁静,让你有一种幸福的感觉,你会觉得必须为了达成目标努力工作,而且任何发生在你身上的好事都是你该得的。玛丽凯建议地的业务员利用这段安静、无干扰的时间检查库存量、下订单、写感谢函,然后计划整天的工作。

  许多非常成功的人也垦五点钟俱乐部的成员虽然他们从未听过玛丽凯的说法。他们利用清晨时光慢跑、运动、写写东西、沉思、计划、对很多人来说,这是个安静的时刻,是他们反省、给心灵马达热身的时候。

  前美国参议员赫尔曼塔尔梅奇是知名人士中访问时间最早的人之一,他曾经是美国最有权势、最有名的参议员。他的秘书告诉尤金5点以后就可以打电话结他,尤金问是早上还是下午,他说:“早上,参议员很早就开始工作了。”尤金没有那么大胆,敢在清晨5点就打电话过去。不过他倒是在隔天早上7点打了电话,当然是塔尔梅高亲自接了电话,而且地显得神清气爽。

  尤金首先为这么早打扰他致歉,但是他告诉尤金,他已经起来好几个小时了,他说,当他在法学院念书时就已经开始这个习惯,他知道如果他是第一个图书馆的学生,一定可以借到限阅的书。

  七 善用杠杆的力量:想办法偷懒

  人类许多最重要的发明都是由一些设法寻找较简单做事方法的人所创造的。爱迪生在当电报操作员时,因为被人发现他发明了一种可以在工作时打盹的装置而被炒鱿鱼。亨利福特小时候曾设计了一种不必下车就可以关大门的装置,当他已经是世界知名的汽车制造商后,福特仍旧继续创造各种简化工作的装置。为了使工人不必浪费精力去取零件,福特在工厂装了一个输送带,等输送带成为汽车制造过程中的标准配备后,地又发现工人弯腰靠在装配线上上作会增加疲劳,同时会导致工作品质不良和意外的发生,所以福特坚持将装配线提高八英寸。这虽然只是一个简单的调整,却可以减轻工作时的疲劳,大幅度提高生产力。

  在原始社会里,唯一的能量来源就是人类自己:但成人平均可以产生的能量不到一匹马的十分之一;显然单独依赖人力的社会走不了多远,而一个人如果只靠自己单打独斗更不可能活得久。有时候你会听到人们埋怨,对那些一辈子排命工作却贫困以终的人来说:“人生”并不公平,但是这并不是公不公平的问题,老天爷只是比较眷顾那些知道如何有效开发能量的社会或个人。

  问问你自己:“有没有简单一点的方法?”找出一个简单的方法可能是你所做的最聪明的一件事。别将忙碌与效率混为一谈,有时候企业里最好的职员最有生产力的时间,就是在作白日梦时。

  事实上忙碌反而可能造成反效果。詹姆斯沃森说:“假如你要做大事,稍微降低工作量是必要的。”他与法兰西斯克立克因为成功地发现DNA基因密码而共享诺贝尔奖。一本叙述科学人性面的作品:《螺旋》,将他们如何减少工作量,也就是他们游手好闲,度周末、举行派对、作客以及其他娱乐的故事作了幽默的描述。

  华特生与克立克有幸研究各种观念,与许多领域的科学家交换意见,参加世界各地的会议。但是最重要的是,他们有时间去思考自身的所见、所闻、所读,这也是华特生嘉许降低工作量之意。假如这两位研究学者没有获得大笔的研究补助金,假如他们必须身兼两份工作以维生,大概就无法成就改造生物学研奖的发现。多亏外界慷慨的赞助与英国大学强调思考的传统,华特生与克立克的工作量少得足以让他们去做有意义的事。

  拿破仑希尔认为,骑脚踏车的人走不远。假如你过于忙碌地工作而没有时间去思考你做的事,你将无法充分利用你的成就。降低工作量,让你在活动间有一段时间可以反省你刚完成与思考过的事情:“这有什么意义?”“如伺利用我曾经做过的事?”同时还让你有时间思考是否还有其他的方式,以及你是如何与别人配合的....。你可以检查存贷,储藏室的档案柜里也许有尚未使用的资源可以利用。

  降低工作量你才有空做广泛而非狭隘的研究。假如你过于专注于自己小小的领域,你不会知道其他领域也许对你目前从事的事有极大的影响。除非有时间广泛涉猎、学习他人所做的事,否则创新不可能发生。

  全新的发明极少发生,革新几乎总只是将两种以上已知的观念以新奇的方式组合在一起。例如,罗伯特富尔敦的商业性汽船就是由两种发明组合而成的:一个是蒸汽引擎,另一个是造船技术。当然富尔敦必须对两种技术都知道一点,才能发展出融合两种技术的新技术。此外,他还需要时间来思考这些事情。有时候降低工作尽并非出于自愿,而是环境所能提供的机会有限使然。正如印度对待年轻的丘吉尔的情形;派驻在印度的丘吉尔便利用了当时的空闲时间锤练了更成熟的心智,他利用那些时间重新阅读在大学时所忽略的书籍。带队将可口可乐引入日本的罗伯特布罗德沃特,在二次大战期间曾被关在日本的战俘营中将近四年,战俘营的指挥官曾于战前在日本教授英文,于是他从私人的图书馆中带了一此书籍给战俘阅读。布洛德瓦特告诉我:“我是在那时候接受人文教育的,当时所学成为我后来在可口可乐公司中作决策的基础。”

  有一次一个记者问着名的作曲家狄米奇萧斯塔高维奇,为什么他作曲的速度这么快,这位着名的作曲家答道:“我已经思考很久了。”

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